Datenschutzerklärung

Geltungsbereich

Diese Datenschutzerklärung erläutert, wie Egidijus Girčys, handelnd unter dem Geschäftsnamen Theravo, personenbezogene Daten verarbeitet, wenn Personen die Websites https://theravo.de, https://theravo.pl besuchen, ein Theravo-Konto nutzen, Theravo kontaktieren oder Terminangebote einer psychotherapeutischen Praxis über Theravo verwenden.

Wer ist für welche Verarbeitung verantwortlich?

Theravo ist Verantwortlicher für den Betrieb der eigenen Website, die Verwaltung von Praxiskonten, Verträge, Abrechnung, Support, Sicherheit, Missbrauchsprävention und gesetzliche Pflichten.
Für Patienten-, Interessenten-, Termin-, Nachrichten- und Portaldaten, die zu Zwecken einer psychotherapeutischen Praxis verarbeitet werden, ist grundsätzlich die jeweilige Praxis Verantwortlicher.
Für diese Praxisdaten handelt Theravo als Auftragsverarbeiter auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags und nach dokumentierten Weisungen der Praxis.
Fragen zur Verarbeitung durch eine Praxis, zur Rechtsgrundlage, Behandlungsdokumentation oder Aufbewahrung sind grundsätzlich zuerst an die betreffende Praxis zu richten.

Zwecke, Rechtsgrundlagen und Aufbewahrungskriterien

Die Tabelle unterscheidet eigene Verarbeitungen von Theravo von Verarbeitungen im Auftrag einer Praxis. Für praxisverantwortete Daten bestimmt die Praxis die anwendbaren Rechtsgrundlagen nach Art. 6 und 9 DSGVO. Die Einträge beschreiben typische Zwecke und ersetzen nicht den Datenschutzhinweis der Praxis.

Datenkategorie	Rolle	Zweck	Art. 6 DSGVO	Art. 9 DSGVO	Aufbewahrungskriterium	Typische Empfänger	Vorrangiger Ansprechpartner
Praxis-, Konto-, Vertrags-, Kontakt- und Abrechnungsdaten	Theravo als Verantwortlicher	Kontobereitstellung, Vertragsverwaltung, Support, Sicherheit und Abrechnung	Je nach Verarbeitung Art. 6 Abs. 1 lit. b, c und f	Besondere Kategorien sind nicht vorgesehen	Kontolaufzeit; anschließend gesetzliche Aufbewahrungs- und Verjährungsfristen	Theravo, netcup und gegebenenfalls ein aktiver Zahlungsanbieter	Theravo
Website- und Serverprotokolldaten	Theravo als Verantwortlicher	Sichere Bereitstellung, Fehleranalyse und Missbrauchsprävention	Art. 6 Abs. 1 lit. f; bei gesetzlicher Pflicht lit. c	Nicht vorgesehen	Zweckgebundene Aufbewahrung nach verifizierten Protokollrotations- und Sperrregeln	Theravo und netcup	Theravo
Identitäts-, Kontakt-, Anfrage- und Termindaten von Patientinnen und Patienten	Praxis als Verantwortlicher; Theravo als Auftragsverarbeiter	Anfrage, Zuordnung, Bestätigung, Änderung und Absage von Terminen	Von der Praxis bestimmt, häufig Art. 6 Abs. 1 lit. b, c oder f	Von der Praxis bestimmt; bei Gesundheitsdaten kann Art. 9 Abs. 2 lit. h oder eine andere gültige Ausnahme einschlägig sein	Weisung der Praxis, Verarbeitungszweck, anwendbare Pflichten und verifizierte Löschregeln; keine pauschale Zehnjahresfrist	Praxis, Theravo und für die Funktion erforderliche aktive Unterauftragsverarbeiter	Die betreffende Praxis
Terminbezogene Nachrichten und E-Mail-Inhalte	Praxis als Verantwortlicher; Theravo als Auftragsverarbeiter	Administrative Kommunikation zu Terminanfragen und Änderungen	Von der Praxis bestimmt	Kann gelten, wenn Gesundheitsangaben enthalten sind; von der Praxis bestimmt	Weisung der Praxis, Verarbeitungszweck und verifizierte Löschregeln für Nachrichteninhalte	Praxis, Theravo und ein gegebenenfalls aktiver E-Mail-Transportanbieter	Die betreffende Praxis
Profil-, Authentifizierungs- und Termindaten des Patientenportals	Praxis als Verantwortlicher; Theravo als Auftragsverarbeiter	Sicherer Selbstzugriff auf Termine	Von der Praxis bestimmt	Kann gelten, da das Portal psychotherapeutische Termine betrifft	Bis zur Kontolöschung oder nach der konfigurierten Frist für inaktive Portalprofile und dokumentierter Weisung der Praxis	Praxis, Theravo und netcup	Die betreffende Praxis
Administrative Nachrichteninhalte und erzeugte Klassifikation oder Entwürfe	Praxis als Verantwortlicher; Theravo als Auftragsverarbeiter	Lokale Klassifikation und Entwurfserstellung für die Terminverwaltung	Dieselbe Grundlage wie für die zugrunde liegende Terminverarbeitung, von der Praxis bestimmt	Dieselbe Ausnahme wie für die zugrunde liegende Nachricht, soweit diese Gesundheitsdaten enthält	Kein gesonderter Trainingsdatensatz; Quellinhalte und Entwürfe folgen den Aufbewahrungskriterien der zugrunde liegenden Nachricht und der Weisung der Praxis	Theravo und die betreffende Praxis; kein externer KI-API-Empfänger	Die betreffende Praxis
Zahlungsstatus, Betrag, Transaktions- und Abrechnungsreferenzen	Rollen von Praxis und Anbietern richten sich nach dem jeweiligen Zahlungsschritt	Zahlungsabwicklung, Abstimmung, Betrugsprävention und Buchhaltung	Je nach verantwortlicher Stelle Art. 6 Abs. 1 lit. b, c und f	Gesundheitsdaten sind für die Zahlung nicht erforderlich	Konfigurierte Frist für erfolglose Zahlungen; für Zahlungs- und Rechnungsunterlagen gelten zusätzlich anwendbare gesetzliche Fristen	Praxis, Theravo und ausgewählter Zahlungsanbieter	Je nach Verarbeitung Praxis, Theravo oder Zahlungsanbieter
Authentifizierungs-, Audit- und Sicherheitsereignisse	Je nach Ereignis Theravo als Verantwortlicher oder Auftragsverarbeiter	Sicherheit, Nachweisbarkeit, Support und Vorfalluntersuchung	Art. 6 Abs. 1 lit. c und f oder die zugrunde liegende Rechtsgrundlage der Praxis	Nicht vorgesehen; Ereignismetadaten können eine Terminkennung enthalten	Zweckgebundene Aufbewahrung nach verifizierten Lösch- und Sperrregeln für Auditprotokolle	Theravo, gegebenenfalls die Praxis und netcup	Je nach Ereignis Theravo oder die betreffende Praxis

Öffentliche Website und Serverprotokolle

Beim Aufruf der öffentlichen Website verarbeitet der Server Informationen, die zur Auslieferung und Absicherung erforderlich sind. Dazu können IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Ressource, Referrer, User-Agent und technische Fehlerinformationen gehören. Theravo nutzt diese Daten zur sicheren Bereitstellung, Fehleranalyse und Missbrauchsabwehr auf Grundlage berechtigter Interessen, soweit keine andere Rechtsgrundlage einschlägig ist.

Cookies und Sitzungen

Theravo verwendet Cookies oder vergleichbare Speicher, die für Authentifizierung, Sprachauswahl, Sicherheit und Sitzungsfortführung erforderlich sind. Nicht erforderliche Analyse- oder Marketingtechnologien werden nur eingesetzt, wenn sie gesondert erläutert wurden und eine erforderliche Einwilligung vorliegt.

Datenkategorien

Praxis- und Nutzerdaten: Name, berufliche Kontaktdaten, Praxisangaben, Kontoeinstellungen, Authentifizierungsdaten, Abonnement- und Supportinformationen.
Patienten- und Termindaten: Name, Kontaktdaten, angefragter oder bestätigter Zeitpunkt, Terminart, Ort oder Angaben zum Videotermin, Status, Absagen, Verschiebungen und Terminguthaben.
Kommunikation: administrative Nachrichten zur Terminorganisation und zum Support.
Technische und Sicherheitsdaten: IP-Adressen, Kennungen, Zeitstempel, Anmelde- und Auditereignisse sowie Diagnoseinformationen.
Zahlungsreferenzen: Zahlungsstatus, Transaktionskennungen und begrenzte Abrechnungsangaben bei Nutzung einer optionalen Zahlungsfunktion.

Patienten- und Termindaten

Die Praxis bestimmt, welche Angaben für Anfrage, Bestätigung, Änderung oder Absage eines Termins erforderlich sind. Theravo verarbeitet diese Angaben im Auftrag der Praxis zur Durchführung des gewählten Ablaufs. Bereits die Anfrage nach einem Termin bei einer Psychotherapeutin oder einem Psychotherapeuten kann einen Gesundheitsbezug erkennen lassen, auch wenn keine Diagnose oder Therapienotiz erhoben wird.

Minimierung von Gesundheitsangaben

Theravo ist für Terminverwaltung bestimmt und keine elektronische Patientenakte. Patientinnen und Patienten sollen keine Diagnosen, ausführlichen Beschwerden, Medikamentenangaben, Therapienotizen oder sonstigen Gesundheitsinformationen eingeben, die für die Terminvereinbarung nicht erforderlich sind. Praxen sollen Formulare und Freitextfelder auf die erforderlichen Angaben beschränken.

Terminnachrichten und E-Mail

Theravo stellt eigene, von Theravo kontrollierte Terminadressen bereit. Ein- und ausgehende Nachrichten werden der betreffenden Praxis zugeordnet und zur Terminverwaltung verarbeitet. Theravo benötigt keinen Zugriff auf private Praxispostfächer. Nachrichten können besondere Kategorien personenbezogener Daten enthalten, wenn Absender freiwillig Gesundheitsinformationen mitteilen.

Lokale KI-Unterstützung

Theravo verwendet das Sprachmodell Gemma 3 lokal auf dem von Theravo verwalteten Root-Server, um administrative Terminnachrichten zu klassifizieren und, soweit aktiviert, Antwortentwürfe zu erstellen. Nachrichteninhalte werden dafür nicht an Google oder eine andere externe KI-API übermittelt und nicht zum Training eines allgemeinen Modells genutzt. Die Funktion ist nicht für Diagnose, Behandlungsempfehlungen, Risikobewertung, Notfallerkennung oder andere klinische Entscheidungen bestimmt.

Transparenz bei KI-unterstützter Kommunikation

Erhält eine Person unmittelbar eine administrative Nachricht, die ohne sinnvolle menschliche Prüfung durch die lokale KI-Funktion erzeugt oder wesentlich vorbereitet wurde, stellen Theravo oder die Praxis einen klaren Hinweis auf die automatisierte Unterstützung bereit. Der vorgesehene Standardhinweis lautet: „Diese organisatorische Nachricht wurde mit automatisierter Unterstützung im Auftrag der Praxis erstellt.“ Praxen bleiben für Konfiguration und Überwachung eines automatisierten Versands verantwortlich.

Keine ausschließlich automatisierten erheblichen Entscheidungen

Theravo trifft keine ausschließlich automatisierten Entscheidungen über Patientinnen oder Patienten, die rechtliche Wirkung entfalten oder sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigen. Klassifikation und Entwurfserstellung unterstützen nur die Terminverwaltung. Die Praxis entscheidet über Aufnahme, therapeutische Leistungen und klinische Maßnahmen.

Konten, Authentifizierung und Zugriff

Theravo verarbeitet Authentifizierungs- und Zugriffsdaten, um Konten anzulegen, Sitzungen zu schützen, Berechtigungen durchzusetzen und Missbrauch zu verhindern. Praxisadministratoren sind für sachgerechte Rollen und aktuelle Zugriffsrechte verantwortlich. Der Zugriff im Patientenportal ist auf den jeweiligen Praxis- und Patientenkontext beschränkt.

Optionale Zahlungen

Aktiviert eine Praxis Online-Zahlungen, verarbeitet der im Zahlungsvorgang und in den Informationen zu Unterauftragsverarbeitern genannte Zahlungsanbieter die Zahlungsdaten. Theravo erhält grundsätzlich Transaktionsreferenzen, Betrag, Währung und Zahlungsstatus, nicht jedoch vollständige Kartendaten. Der Zahlungsanbieter kann für einzelne Tätigkeiten Auftragsverarbeiter und für Betrugsprävention, regulatorische Pflichten oder Vorgaben von Zahlungsnetzwerken eigenständig Verantwortlicher sein.

Terminguthaben

Soweit von einer Praxis konfiguriert, speichert Theravo nach einer Absage ein Terminguthaben mit Praxis, Terminart, Wert oder Berechtigung, Ablaufdatum und Einlösestatus. Die Praxis bestimmt Absage- und Guthabenregeln und ist für die Information der Patientinnen und Patienten verantwortlich.

Aufbewahrung und Löschung

Theravo-Konto-, Vertrags-, Abrechnungs- und Supportdaten werden für die Dauer der Geschäftsbeziehung und anschließend im Rahmen anwendbarer gesetzlicher Aufbewahrungs- und Verjährungsfristen gespeichert.
Patienten- und Termindaten werden nach dokumentierten Weisungen der Praxis, den technisch konfigurierten Löschregeln und anwendbaren Pflichten gespeichert. Theravo behandelt nicht jede Terminanfrage als Behandlungsdokumentation und wendet keine pauschale Zehnjahresfrist auf jede Anfrage oder Nachricht an.
Die Aufbewahrungsdauer richtet sich nach dem Verarbeitungszweck, dokumentierten Weisungen der Praxis, anwendbaren gesetzlichen Pflichten und technisch verifizierten Löschregeln.
Unbestätigte, abgelehnte, abgelaufene und abgebrochene Anfragen werden nicht standardmäßig als Behandlungsdokumentation behandelt. Ihre Löschung richtet sich nach Zweck, Weisungen, dokumentierten Sperren und verifizierten technischen Löschregeln.
Sicherheits-, Audit- und Diagnoseprotokolle werden nur so lange gespeichert, wie es für ihren Zweck und anwendbare Pflichten erforderlich ist. Datensätze können für eine dokumentierte Untersuchung oder Sperre aufbewahrt werden.
Gelöschte Daten können bis zu ihrer Entfernung durch das verifizierte Backup-Rotationsverfahren in geschützten Sicherungskopien verbleiben. Sie werden dort nicht für den regulären Betrieb genutzt und müssen nach einer Wiederherstellung erneut den anwendbaren Löschprozessen unterliegen.

Verwendungszwecke

Theravo verwendet personenbezogene Daten ausschließlich zur Bereitstellung und Absicherung des Dienstes, Konten- und Vertragsverwaltung, Unterstützung von Nutzern, Durchführung von Terminabläufen im Auftrag von Praxen, Erfüllung gesetzlicher Pflichten sowie Geltendmachung oder Abwehr von Rechtsansprüchen. Patientendaten werden nicht verkauft, nicht für Werbeprofile verwendet und nicht zum Training eines allgemeinen KI-Modells genutzt.

Hosting und Speicherung

Der Produktivdienst von Theravo wird auf einem von Theravo verwalteten Root-Server der netcup GmbH in Nürnberg, Deutschland, betrieben. netcup stellt Rechenzentrum und Serverinfrastruktur bereit; Theravo verwaltet Betriebssystem, Anwendungen, Datenbank, Zugriffe, Aktualisierungen, Backups und Überwachung. Die aktuellen Schutzmaßnahmen sind auf der Seite Sicherheit und TOM beschrieben.

Empfänger und Offenlegungen

Daten werden nur autorisierten Personen bei Theravo, der betreffenden Praxis und aktiven Anbietern zugänglich gemacht, die für eine ausgewählte Funktion erforderlich sind. Die aktuellen Anbieter sind auf der Seite der Unterauftragsverarbeiter aufgeführt. Eine Offenlegung kann außerdem erfolgen, wenn sie gesetzlich verlangt wird oder zur Wahrung von Rechtsansprüchen, Sicherheit oder Rechten betroffener Personen erforderlich ist.

Übermittlungen außerhalb des EWR

Der primäre Produktivserver befindet sich in Deutschland. Verarbeitet ein optionaler Anbieter Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums, weist Theravo die Übermittlung in den Informationen zu Unterauftragsverarbeitern aus und nutzt einen nach Kapitel V DSGVO zulässigen Mechanismus, etwa einen Angemessenheitsbeschluss oder Standardvertragsklauseln, erforderlichenfalls ergänzt durch zusätzliche Maßnahmen.

Rechte betroffener Personen

Je nach Umständen bestehen Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit, Widerspruch und Widerruf einer Einwilligung sowie ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde. Bei Patienten- und Termindaten, für die eine Praxis verantwortlich ist, sind Anfragen grundsätzlich an diese Praxis zu richten. Theravo unterstützt die Praxis nach Maßgabe des AVV. Anfragen zu eigenen Verarbeitungen von Theravo können unmittelbar an Theravo gerichtet werden.

Aufsichtsbehörde

Für Verarbeitungen, für die Theravo Verantwortlicher ist, kann eine Beschwerde bei der Landesbeauftragten für den Datenschutz und für das Recht auf Akteneinsicht Brandenburg, Stahnsdorfer Damm 77, 14532 Kleinmachnow, eingereicht werden. Eine Beschwerde kann auch bei einer anderen zuständigen Aufsichtsbehörde eingelegt werden, insbesondere im Mitgliedstaat des gewöhnlichen Aufenthalts, des Arbeitsplatzes oder des mutmaßlichen Verstoßes.

Datenschutzkontakt

Datenschutzfragen und Anträge zu eigenen Verarbeitungen von Theravo können an privacy@theravo.de gesendet werden. Bei Patientendaten geben Sie bitte die betreffende Praxis an, damit die Anfrage sachgerecht zugeordnet werden kann.

Anbieterangaben