Nutzungsbedingungen

Teil A — Bedingungen für Praxen und beruflich handelnde Kunden

Die Regelungen in Teil A gelten für Verträge zwischen Theravo und psychotherapeutischen Praxen, Psychotherapeutinnen und Psychotherapeuten sowie anderen Kunden, die bei Vertragsschluss in Ausübung ihrer gewerblichen oder selbstständigen beruflichen Tätigkeit handeln. Die professionelle Leistung nach Teil A richtet sich nicht an Verbraucher.

Anbieter und Geltungsbereich

Vertraglicher Anbieter ist Egidijus Girčys, handelnd unter dem Geschäftsnamen Theravo. Diese Bedingungen regeln den Zugang zum Terminverwaltungsdienst von Theravo und dessen Nutzung. Individuelle Bestelldaten, Leistungs- und Preisangaben sowie der Auftragsverarbeitungsvertrag sind Bestandteil des Vertrags.

Berufliche Nutzung

Der Kunde bestätigt, Theravo für den Betrieb einer Praxis oder eine andere berufliche Tätigkeit zu nutzen. Er muss zutreffende Geschäfts- und Kontaktdaten angeben und sicherstellen, dass Personen, die den Vertrag annehmen oder das Konto verwalten, zur Vertretung der Praxis berechtigt sind.

Vertragsschluss, Tarife und Preise

Ein Vertrag kommt zustande, wenn Theravo eine Bestellung annimmt, einen kostenpflichtigen Tarif aktiviert oder eine Registrierung bestätigt, sofern der Registrierungsvorgang ausdrücklich auf den Vertragsschluss hinweist. Tarif, Preis, Abrechnungsintervall, Mindestlaufzeit und enthaltene Funktionen ergeben sich aus den vor der Bestellung angezeigten oder individuell vereinbarten Angaben. Ob Preise Umsatzsteuer enthalten, ergibt sich aus dem jeweiligen Angebot.

Leistungsbeschreibung

Theravo stellt Software für Terminanfragen, Verfügbarkeiten, Bestätigungen, Absagen, Verschiebungen, Patientenportalzugänge, optionale Zahlungen, Terminguthaben und administrative Kommunikation bereit. Der konkrete Umfang richtet sich nach Tarif und Konfiguration. Theravo darf den Dienst weiterentwickeln, sofern die vereinbarte Kernfunktionalität nicht ohne sachlichen Grund wesentlich reduziert wird.

Keine therapeutische oder medizinische Leistung

Theravo ist ein technischer Dienstleister. Theravo erbringt keine Psychotherapie, Diagnostik, medizinische Beratung, Krisenintervention oder Behandlung und beurteilt weder die fachliche Eignung einer Praxis noch die klinische Eignung einer Patientin oder eines Patienten. Für berufliche Leistungen ist ausschließlich die Praxis verantwortlich.

Konten und Sicherheit

• Der Kunde hält Kontodaten aktuell und erteilt Zugänge nur autorisierten Personen.
• Zugangsdaten und Zugriffslinks sind vor unbefugter Nutzung zu schützen und dürfen nicht über den vorgesehenen Empfängerkreis hinaus weitergegeben werden.
• Zugriffe nicht mehr berechtigter Personen sind unverzüglich zu entfernen; ein Verdacht auf Kompromittierung ist Theravo mitzuteilen.
• Handlungen über ein autorisiertes Konto werden dem Kunden zugerechnet, sofern er keine unbefugte Nutzung nachweist, die nicht auf einer Pflichtverletzung seinerseits beruht.

Verantwortung der Praxis

• Die Praxis ist für Terminarten, Verfügbarkeiten, Preise, Absageregeln, Patientenkommunikation und die Einhaltung berufsrechtlicher Pflichten verantwortlich.
• Die Praxis muss Terminangaben prüfen und darf Theravo nicht als alleinigen Kommunikationskanal für dringende oder klinisch bedeutsame Mitteilungen verwenden.
• Die Praxis bestimmt Rechtsgrundlagen, Datenschutzhinweise, Aufbewahrung und Bearbeitung von Betroffenenrechten für in ihrem Auftrag verarbeitete Patientendaten.
• In Felder zur Terminverwaltung dürfen keine unnötigen Therapienotizen, Diagnosen oder klinischen Aufzeichnungen eingetragen werden.

Datenschutz und Auftragsverarbeitung

Soweit Theravo personenbezogene Daten im Auftrag der Praxis verarbeitet, gilt der Auftragsverarbeitungsvertrag der Parteien. Die Praxis ist für Patientendaten Verantwortlicher, Theravo ist Auftragsverarbeiter. Für eigene Kontoverwaltung, Abrechnung, Sicherheit und gesetzliche Pflichten ist Theravo eigenständig Verantwortlicher.

Lokale KI-Funktion

Theravo kann das lokal betriebene Sprachmodell Gemma 3 verwenden, um administrative Terminnachrichten zu klassifizieren und Entwürfe zu erstellen. Nachrichteninhalte werden dafür nicht an Google oder eine andere externe KI-API übermittelt. Die Funktion ist nicht für klinische Beurteilung, Diagnose, Behandlungsempfehlungen, Risikobewertung oder Notfallerkennung bestimmt. Die Praxis muss ihre Einstellungen prüfen und Entwürfe kontrollieren, soweit eine menschliche Prüfung aktiviert oder nach dem jeweiligen Ablauf erforderlich ist.

Transparenz bei automatisierter Kommunikation

Erhält eine Patientin oder ein Patient unmittelbar eine durch KI erzeugte oder wesentlich vorbereitete administrative Nachricht ohne sinnvolle menschliche Prüfung, muss die Praxis sicherstellen, dass die empfangende Person klar über die automatisierte Unterstützung informiert wird. Der von Theravo bereitgestellte Standardhinweis lautet: „Diese organisatorische Nachricht wurde mit automatisierter Unterstützung im Auftrag der Praxis erstellt.“ Für die Angemessenheit des automatisierten Versands im jeweiligen Ablauf bleibt die Praxis verantwortlich.

Zahlungen und Entgelte

Bei aktivierter Online-Zahlung bleibt die Praxis für Preise, Erstattungs- und Absageregeln, steuerliche Behandlung und Patienteninformation verantwortlich. Für die Zahlungsabwicklung gelten zusätzlich die Bedingungen des ausgewählten Zahlungsanbieters. Theravo garantiert keine Genehmigung einer Transaktion und kann Zahlungsstatus sowie Transaktionsreferenzen zur Abstimmung erhalten.

Verfügbarkeit, Wartung und Änderungen

Theravo strebt eine zuverlässige Bereitstellung an, garantiert jedoch keinen unterbrechungs- oder fehlerfreien Betrieb. Wartung, Sicherheitsarbeiten, Ausfälle von Dienstleistern und Ereignisse außerhalb des zumutbaren Einflussbereichs von Theravo können die Verfügbarkeit vorübergehend einschränken. Planbare wesentliche Wartungen sollen nach Möglichkeit angekündigt werden.

Zulässige Nutzung

• Der Dienst darf nicht rechtswidrig, zur Verletzung von Rechten Dritter, zur Verbreitung von Schadsoftware oder Spam oder für unbefugte Zugriffsversuche genutzt werden.
• Sicherheits- oder Nutzungsbeschränkungen dürfen nicht umgangen, der Dienst nicht beeinträchtigt und Daten nicht außerhalb dokumentierter Schnittstellen automatisiert ausgelesen werden.
• Der Dienst darf nicht als Notfallkanal, klinisches Entscheidungssystem oder Ersatz für gesetzlich erforderliche Behandlungsdokumentation eingesetzt werden.

Geistiges Eigentum

Theravo und seine Lizenzgeber behalten alle Rechte an Software, Gestaltung, Dokumentation und Dienst. Der Kunde erhält für die Vertragslaufzeit ein nicht ausschließliches, nicht übertragbares Recht zur Nutzung im vereinbarten Umfang. Rechte an eigenen Daten und Inhalten verbleiben beim Kunden.

Vertraulichkeit

Jede Partei schützt nicht öffentliche Geschäfts-, Sicherheits- und technische Informationen der anderen Partei und verwendet sie nur für den Vertrag. Nicht öffentliche Informationen umfassen insbesondere Patientengeheimnisse und sonstige Angaben, die einer beruflichen Schweigepflicht unterliegen können. Für personenbezogene Daten und Patientengeheimnisse gelten zusätzlich der Auftragsverarbeitungsvertrag und dessen Regelungen zu Vertraulichkeit und § 203 StGB. Ausgenommen sind Informationen, die ohne Pflichtverletzung öffentlich sind, bereits rechtmäßig bekannt waren, unabhängig entwickelt wurden oder aufgrund gesetzlicher Pflicht offengelegt werden müssen.

Datenexport und Löschung

Verfügbare Exportfunktionen sind vor Vertragsende zu nutzen. Nach Ende des Dienstes löscht Theravo im Auftrag verarbeitete Daten oder gibt sie nach Maßgabe des AVV zurück, vorbehaltlich gesetzlicher Aufbewahrung und Backup-Rotation. Für die Aufbewahrung eigener gesetzlich erforderlicher Unterlagen bleibt der Kunde verantwortlich.

Haftung

• Theravo haftet unbeschränkt bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit, bei Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit, bei arglistig verschwiegenen Mängeln, aus übernommenen Garantien und nach zwingendem Produkthaftungsrecht.
• Bei einfacher Fahrlässigkeit haftet Theravo nur bei Verletzung einer wesentlichen Vertragspflicht, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrags ermöglicht und auf deren Einhaltung der Kunde regelmäßig vertrauen darf. Die Haftung ist dann auf den bei Vertragsschluss vorhersehbaren, vertragstypischen Schaden begrenzt.
• Im Übrigen ist die Haftung, soweit gesetzlich zulässig, ausgeschlossen. Die Beschränkungen gelten auch zugunsten von Vertretern und Erfüllungsgehilfen von Theravo.
• Theravo ist nicht verantwortlich für therapeutische Entscheidungen, berufliche Leistungen, Termin- oder Absageregeln der Praxis, Angaben von Patientinnen und Patienten oder Entscheidungen externer Zahlungsanbieter.
• Gesetzliche Beweislastregeln bleiben unberührt.

Laufzeit und Kündigung

Laufzeit, Mindestlaufzeit, Verlängerung und ordentliche Kündigungsfrist ergeben sich aus Bestellung oder Tarif. Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Nach Vertragsende kann der Zugang nach Ablauf des vereinbarten Exportzeitraums enden; die Daten werden nach dem AVV behandelt.

Sperrung

Theravo darf den Zugang vorübergehend beschränken, soweit dies zur Abwehr eines Sicherheitsrisikos, bei rechtswidriger Nutzung, wesentlicher Pflichtverletzung, Zahlungsverzug nach Hinweis oder einer Gefährdung des Dienstes oder anderer Kunden erforderlich ist. Soweit zumutbar, informiert Theravo vorab und stellt den Zugang nach Wegfall des Grundes wieder her.

Änderung dieser Bedingungen

Theravo darf diese Bedingungen für zukünftige Verträge ändern und bestehende Verträge anpassen, wenn ein sachlicher Grund besteht, die Änderung für den Kunden zumutbar und gesetzlich zulässig ist. Wesentliche Änderungen werden mit angemessener Frist mitgeteilt. Benachteiligt eine Änderung den Kunden wesentlich, gilt ein in der Mitteilung genanntes Kündigungsrecht.

Anwendbares Recht und Gerichtsstand

Es gilt deutsches Recht unter Ausschluss des Kollisionsrechts und des UN-Kaufrechts. Ist der Kunde Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts, öffentlich-rechtliches Sondervermögen oder hat er keinen allgemeinen Gerichtsstand in Deutschland, ist Potsdam ausschließlicher Gerichtsstand, soweit gesetzlich zulässig. Zwingende gesetzliche Gerichtsstände bleiben unberührt.

Kontakt für Geschäftskunden

Vertragliche und rechtliche Fragen können an legal@theravo.de gerichtet werden.

Teil B — Informationen für Patientinnen, Patienten und Interessierte

Teil B erläutert die technische Rolle von Theravo, wenn eine Person die Terminseite, den Zahlungsvorgang oder das Patientenportal einer Praxis nutzt. Dadurch wird Theravo weder zum Anbieter psychotherapeutischer Leistungen noch entsteht ein Behandlungsverhältnis mit Theravo.

Verhältnis zur Praxis

Vereinbarungen über Termin, Behandlung, Zahlung, Absage oder Erstattung bestehen zwischen der Patientin oder dem Patienten und der betreffenden Praxis. Die Praxis entscheidet über Annahme einer Anfrage, Leistungsangebot, Preis, Absagebedingungen und klinische Eignung. Theravo stellt ausschließlich die technische Plattform bereit.

Terminanfragen und Bestätigungen

Das Absenden einer Terminanfrage garantiert keinen Termin. Ob der Termin angenommen wurde, ergibt sich aus dem in Theravo angezeigten Status und der Bestätigung der Praxis. Datum, Uhrzeit, Ort oder Videodaten sind zu prüfen; bei Unklarheiten oder dringenden Anliegen ist die Praxis unmittelbar zu kontaktieren.

Zahlungen, Absagen und Terminguthaben

Für Zahlungen, Absagen, Erstattungen und Terminguthaben gelten die angezeigten Bedingungen der Praxis. Zusätzlich können Bedingungen des Zahlungsanbieters gelten. Theravo entscheidet nicht eigenständig, ob eine Erstattung oder ein Guthaben geschuldet ist. Fragen sind an die Praxis zu richten.

Patientenportal

Portalzugänge und Anmeldelinks sind persönlich und dürfen nicht weitergegeben werden. Patientinnen und Patienten sollen Kontaktdaten aktuell halten und einen Verdacht auf unbefugten Zugriff unverzüglich melden. Das Portal dient der Terminverwaltung, nicht Notfällen oder ausführlicher klinischer Kommunikation.

Kein Notfall- oder Krisendienst

Theravo und die Terminkommunikation werden nicht als Notfalldienst überwacht. In einem akuten medizinischen oder psychischen Notfall sind der zuständige Rettungsdienst, Krisendienst, die behandelnde Fachperson oder ein anderer vor Ort verfügbarer Akutdienst zu kontaktieren.

Datenschutz bei Patientendaten

Für Patienten- und Termindaten ist grundsätzlich die betreffende Praxis Verantwortlicher; Theravo verarbeitet diese Daten in ihrem Auftrag. Patientinnen und Patienten sollen die Datenschutzhinweise der Praxis und die Datenschutzerklärung von Theravo lesen und keine für die Terminvereinbarung unnötigen Gesundheitsangaben übermitteln.

Kontakt

Technische Fragen zu Theravo können an hello@theravo.de gesendet werden. Fragen zu Termin, Behandlung, Preis, Absage oder Patientenakte sind an die betreffende Praxis zu richten.