Nicht alle Patient:innen brauchen denselben Zugang zu freien Terminen. Manche vereinbaren ihre Sitzungen langfristig, andere müssen wegen wechselnder Arbeitszeiten flexibel buchen. Wieder andere erhalten einen zusätzlichen Termin nur nach Rücksprache mit der Praxis. Wenn für alle dieselbe Selbstbuchungsregel gilt, können knappe Zeiten schnell belegt sein oder einzelne Tage anders ausgelastet werden als beabsichtigt.
Buchungsgruppen helfen dabei, die täglich online buchbare Kapazität gezielt zu verteilen. Sie sind eine organisatorische Einstellung: Die Praxis ordnet Patient:innen einer Gruppe zu und legt fest, wie viele Buchungen diese Gruppe an einem Tag vornehmen kann. Dabei geht es nicht um Diagnosen, Behandlungsbedarf oder eine Bewertung der Person, sondern ausschließlich um die Terminorganisation.
Warum eine einzige Buchungsregel oft nicht ausreicht
In einer Psychotherapiepraxis bestehen häufig mehrere Buchungsbedürfnisse nebeneinander:
- Patient:innen mit einem weitgehend festen Rhythmus benötigen nur gelegentlich einen Ersatztermin.
- Menschen mit Schichtarbeit oder Betreuungspflichten müssen ihre Termine flexibler wählen.
- Für zusätzliche oder kurzfristige Sitzungen soll nur ein begrenztes Kontingent zur Verfügung stehen.
- Einzelne Patient:innen sollen Termine weiterhin ausschließlich in direkter Absprache mit der Praxis erhalten.
Eine vollständig offene Selbstbuchung behandelt diese Situationen gleich. Das ist zwar einfach einzurichten, bildet den Praxisalltag aber nicht immer passend ab. Umgekehrt wäre es unnötig aufwendig, für jede Person eine eigene Terminlogik zu pflegen.
Buchungsgruppen schaffen eine mittlere Ebene: Mehrere Patient:innen können dieselbe organisatorische Regel erhalten, während die Praxis die Zahl der täglichen Buchungen begrenzt und weiterhin individuell eingreifen kann.
Was Buchungsgruppen sind – und was nicht
Eine Buchungsgruppe ist eine interne Zuordnung für die Terminvergabe. In Theravo können Praxen Patient:innen einer Gruppe zuordnen, die Gruppen passend zur eigenen Arbeitsweise benennen und für jede Gruppe ein tägliches Buchungslimit festlegen. Mehrere begrenzte Gruppen können zusätzlich ein gemeinsames Tageslimit erhalten. Gruppen, für die keine Begrenzung nötig ist, können unbeschränkt bleiben.
Buchungsgruppen erstellen jedoch keine freien Termine. Die eigentliche Verfügbarkeit entsteht weiterhin dadurch, dass die Praxis Terminarten einrichtet und konkrete Zeiten veröffentlicht. Die Gruppenregel wirkt zusätzlich: Bei einer Buchung wird geprüft, ob für die betreffende Gruppe an diesem Tag noch Kapazität vorhanden ist.
Buchungsgruppen sind außerdem nicht dasselbe wie die Unterscheidung zwischen Neu- und Bestandspatient:innen. Diese Zugänge werden über die jeweilige Terminart gesteuert. Ein Erstgespräch kann beispielsweise nur für Neupatient:innen öffentlich sein, während Folgetermine ausschließlich Patient:innen in laufender Behandlung zur Verfügung stehen.
So funktionieren tägliche Gruppenlimits
Die Praxis kann für jede Buchungsgruppe eine maximale Zahl von Buchungen pro Tag festlegen. Das ist besonders hilfreich, wenn mehrere Gruppen auf dieselben veröffentlichten Folgetermine zugreifen, aber nicht die gesamte Tageskapazität belegen sollen.
Zusätzlich kann ein gemeinsames Limit für mehrere begrenzte Gruppen sinnvoll sein. Dadurch lässt sich verhindern, dass mehrere kleine Einzelkontingente zusammen mehr Termine beanspruchen als vorgesehen.
Beispiel: sechs veröffentlichte Folgetermine
Eine Praxis veröffentlicht für Donnerstag sechs Folgetermine. Sie verwendet drei interne Buchungsgruppen:
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| Buchungsgruppe | Organisatorischer Zweck | Tageslimit |
|---|---|---|
| Standard | Reguläre Selbstbuchung | Unbegrenzt |
| Flexibel buchbar | Termine für Patient:innen mit wechselnder Verfügbarkeit | 2 |
| Zusätzliche Termine | Begrenztes Kontingent für ergänzende Sitzungen | 1 |
Für die beiden begrenzten Gruppen wird gemeinsam ein Tageslimit von zwei Buchungen festgelegt. Damit können beispielsweise zwei Termine aus „Flexibel buchbar“ vergeben werden oder jeweils einer aus beiden begrenzten Gruppen. Die übrigen veröffentlichten Zeiten bleiben für andere berechtigte Patient:innen oder für die manuelle Terminvergabe verfügbar.
Diese Zahlen sind nur ein Beispiel. Sinnvolle Grenzen hängen von Arbeitsweise, Terminarten und tatsächlicher Nachfrage der jeweiligen Praxis ab.
Welche Buchungsgruppen können sinnvoll sein?
Die Bezeichnungen sollten den organisatorischen Zweck beschreiben, nicht die Person. Häufig reichen zwei oder drei Gruppen aus.
Standard
Diese Gruppe eignet sich für Patient:innen, die die regulär veröffentlichten Folgetermine ohne zusätzliches Tageslimit buchen dürfen. Sie kann unbeschränkt bleiben, sofern die Praxis keine weitere Begrenzung benötigt.
Flexibel buchbar
Diese Gruppe kann für Patient:innen genutzt werden, die aufgrund von Schichtarbeit, Betreuungspflichten oder anderen organisatorischen Gründen wechselnde Termine benötigen. Ein Tageslimit schützt davor, dass ein kleiner Bestand flexibler Zeiten vollständig an einem Tag ausgeschöpft wird.
Zusätzliche Termine
Für ergänzende Sitzungen oder kurzfristig freigegebene Kapazität kann eine eigene, eng begrenzte Gruppe sinnvoll sein. Wichtig ist, dass die Gruppe lediglich den Buchungsweg regelt. Ob und wann eine zusätzliche Sitzung fachlich angezeigt ist, bleibt eine therapeutische Entscheidung außerhalb der automatischen Terminvergabe.
Vorübergehende Regelung
Manchmal ist eine Begrenzung nur für einen bestimmten Zeitraum nötig, etwa während einer Umstellung des Praxisplans. In diesem Fall sollte die Gruppenzuordnung zu einem festgelegten Zeitpunkt überprüft und gegebenenfalls wieder aufgehoben werden.
Neutrale Bezeichnungen schützen die professionelle Beziehung
Gruppennamen wie „unzuverlässig“, „schwierig“ oder Bezeichnungen nach Diagnosen gehören nicht in die Terminverwaltung. Sie können abwertend wirken, sind für die organisatorische Funktion nicht erforderlich und vermischen administrative Planung mit klinischer Einordnung.
Besser sind sachliche Namen wie:
- Standard
- Flexibel buchbar
- Begrenztes Kontingent
- Zusätzliche Termine
- Übergangsregelung
Die Bezeichnung sollte intern in einem Satz erklärbar sein. Zum Beispiel:
Eine solche Definition erleichtert es, Gruppenzuordnungen später nachvollziehbar zu prüfen.
Buchungsgruppen in Theravo einrichten
1. Den organisatorischen Engpass benennen
Beginnen Sie nicht mit Gruppennamen, sondern mit dem konkreten Problem. Sollen wenige flexible Termine geschützt werden? Soll ergänzende Kapazität begrenzt bleiben? Oder sollen bestimmte Patient:innen ihre Termine nur nach Absprache erhalten?
2. So wenige Gruppen wie möglich verwenden
Jede zusätzliche Gruppe erhöht den Pflegeaufwand. Für viele Einzelpraxen reichen eine reguläre und eine begrenzte Gruppe aus. Eine dritte Gruppe ist nur sinnvoll, wenn sie eine tatsächlich andere Regel benötigt.
3. Gruppen neutral umbenennen
Theravo erlaubt eigene Gruppenbezeichnungen. Verwenden Sie Namen, die den Buchungsrahmen beschreiben und auch bei einer späteren Überprüfung verständlich bleiben.
4. Patient:innen zuordnen
Ordnen Sie nur diejenigen Personen einer begrenzten Gruppe zu, für die die entsprechende organisatorische Regel gelten soll. Die Zuordnung sollte veränderbar bleiben und regelmäßig überprüft werden.
5. Tageslimits festlegen
Definieren Sie, wie viele Buchungen eine Gruppe an einem Tag vornehmen darf. Das Limit sollte zur tatsächlich veröffentlichten Verfügbarkeit passen. Ein hohes Limit hat kaum Wirkung; ein sehr niedriges Limit kann unnötige Rückfragen erzeugen.
6. Bei Bedarf ein gemeinsames Limit setzen
Wenn mehrere Gruppen begrenzt sind, kann ein gemeinsames Tageslimit verhindern, dass ihre Einzelkontingente zusammen zu viel der verfügbaren Kapazität beanspruchen.
7. Unbeschränkte Gruppen bewusst festlegen
Nicht jede Gruppe benötigt ein Limit. Eine reguläre Gruppe kann unbeschränkt bleiben, wenn die veröffentlichten Zeiten und die übrigen Buchungsregeln bereits genügend steuern.
8. Den Ablauf aus Patientensicht testen
Prüfen Sie mit Testkonten, wie sich die Regeln an einem Tag mit freier Kapazität und an einem Tag mit erreichtem Gruppenlimit verhalten. Achten Sie darauf, dass die Buchungsseite verständlich bleibt und keine internen Gruppennamen oder Zuteilungslogiken unnötig offenlegt.
Wann eine individuelle Regel besser ist
Nicht jede Ausnahme braucht eine neue Gruppe.
Wenn nur eine einzelne Person Termine nicht selbst buchen soll, kann die Online-Buchung in Theravo für diese Patientin oder diesen Patienten deaktiviert werden. Die Praxis verwaltet neue Termine dann weiterhin manuell, ohne die Person oder ihre Terminhistorie zu entfernen.
Auch die Unterscheidung zwischen Erst- und Folgeterminen sollte nicht über Buchungsgruppen gelöst werden. Dafür sind die Zugangsregeln der jeweiligen Terminart vorgesehen: neu, bestehend, beide Gruppen oder ausschließlich manuelle Buchung. Eine individuelle oder manuelle Regel ist außerdem angemessen, wenn die Terminvergabe eine fachliche Einschätzung erfordert. Buchungsgruppen können Kapazität steuern, aber keine klinische Priorisierung übernehmen.
Buchungsgruppen regelmäßig überprüfen
Eine einmal eingerichtete Gruppe sollte nicht unbegrenzt bestehen bleiben, nur weil sie im System vorhanden ist. Prüfen Sie in regelmäßigen Abständen:
- Ist der organisatorische Zweck noch aktuell?
- Passt das Tageslimit zur veröffentlichten Verfügbarkeit?
- Sind die richtigen Patient:innen zugeordnet?
- Entstehen unnötige Rückfragen oder manuelle Umbuchungen?
- Könnte eine einfachere Regel denselben Zweck erfüllen?
Die Terminorganisation darf sich mit der Praxis verändern. Buchungsgruppen sollten diese Arbeitsweise unterstützen, nicht dauerhaft festschreiben.
Praxisbeispiel: flexible Termine schützen
Eine Therapeutin bietet überwiegend feste wöchentliche Sitzungen an. Zusätzlich veröffentlicht sie pro Woche einige Folgetermine für Patient:innen, die wegen wechselnder Arbeitszeiten keinen gleichbleibenden Termin nutzen können.
Ohne Gruppenregel könnten mehrere dieser Patient:innen ihre Termine am selben Tag buchen und damit die gesamte flexible Tageskapazität ausschöpfen. Die Therapeutin richtet deshalb die Gruppe „Flexibel buchbar“ ein und begrenzt sie auf zwei Buchungen pro Tag. Die reguläre Gruppe bleibt unbeschränkt. Für einzelne Patient:innen, deren Termine weiterhin persönlich abgestimmt werden sollen, deaktiviert sie die Selbstbuchung individuell.
So bleibt die veröffentlichte Verfügbarkeit für alle berechtigten Patient:innen übersichtlich, während die Praxis im Hintergrund steuert, wie viel der Tageskapazität durch die flexible Gruppe genutzt werden kann.
Checkliste für Buchungsgruppen
- Der Zweck jeder Gruppe lässt sich in einem Satz erklären.
- Gruppennamen sind neutral und rein organisatorisch.
- Klinische Diagnosen oder Bewertungen werden nicht als Gruppennamen verwendet.
- Die veröffentlichte Verfügbarkeit wird unabhängig von den Gruppen gepflegt.
- Für jede begrenzte Gruppe ist ein realistisches Tageslimit festgelegt.
- Ein gemeinsames Limit ist eingerichtet, wenn mehrere begrenzte Gruppen dieselbe Kapazität nutzen.
- Gruppen ohne Begrenzungsbedarf bleiben unbeschränkt.
- Einzelne Ausnahmen werden nicht unnötig zu einer neuen Gruppe gemacht.
- Die Selbstbuchung kann bei Bedarf für einzelne Patient:innen deaktiviert werden.
- Gruppenzuordnungen und Limits werden regelmäßig überprüft.
- Der Buchungsablauf wurde mit Testpatient:innen geprüft.
Häufige Fragen
Können Patient:innen ihre Buchungsgruppe sehen?
Buchungsgruppen dienen der internen organisatorischen Kapazitätssteuerung. Interne Gruppennamen und Zuteilungsregeln sind keine klinische Einordnung. Patient:innen benötigen lediglich verständliche Informationen darüber, welche Termine sie aktuell buchen können.
Erzeugt eine Buchungsgruppe eigene freie Termine?
Nein. Freie Termine entstehen über die Terminarten und die von der Praxis veröffentlichten Zeiten. Die Buchungsgruppe begrenzt zusätzlich, wie viel der Tageskapazität eine Gruppe nutzen darf.
Kann jede Gruppe ein eigenes Tageslimit haben?
Ja. Für unterschiedliche Gruppen können eigene tägliche Grenzen festgelegt werden. Gruppen, die keine Begrenzung benötigen, können unbeschränkt bleiben.
Können mehrere Gruppen ein gemeinsames Limit teilen?
Ja. Zusätzlich zu den einzelnen Gruppenlimits kann eine gemeinsame tägliche Grenze für mehrere begrenzte Gruppen gesetzt werden.
Kann ich die Selbstbuchung nur für eine einzelne Person ausschalten?
Ja. Theravo kann die Online-Buchung für eine einzelne Patientin oder einen einzelnen Patienten deaktivieren, ohne die Person oder ihre bisherige Terminhistorie zu löschen.
Sind Buchungsgruppen dasselbe wie Neu- und Bestandspatient:innen?
Nein. Ob eine Terminart für neue oder bereits bestehende Patient:innen verfügbar ist, wird an der Terminart selbst festgelegt. Buchungsgruppen steuern eine zusätzliche tägliche Kapazitätsregel für bereits zugeordnete Patient:innen.
Eignen sich Buchungsgruppen für klinische Priorisierung?
Nein. Sie sind für administrative Buchungsregeln gedacht. Dringlichkeit, Behandlungsindikation und andere fachliche Entscheidungen gehören nicht in eine automatische Gruppenlogik und müssen von der Praxis beurteilt werden.
Haben Buchungsgruppen etwas mit Gruppentherapie zu tun?
Nein. Eine Buchungsgruppe fasst Patient:innen mit derselben administrativen Buchungsregel zusammen. Sie ist keine Gruppensitzung und verwaltet keine gemeinsamen Therapieplätze.