Online-Terminbuchung kann einer Psychotherapiepraxis viele E-Mails und Telefonate ersparen. Damit sie den Praxisalltag tatsächlich entlastet, braucht sie jedoch einen klaren Rahmen. Nicht jede interessierte Person sollte jeden freien Termin sehen oder buchen können. Erstgespräche, Folgetermine und interne Zeiten erfüllen unterschiedliche Zwecke. Auch für Absagen, Verschiebungen und mögliche Zahlungen gelten je nach Terminart andere Regeln.
Eine gute Buchungslösung bildet diese Unterschiede ab. Sie zeigt nur die Termine, die die Praxis bewusst freigibt, und ermöglicht Patient:innen genau die Schritte, die für sie vorgesehen sind. So wird die Terminvereinbarung einfacher, ohne dass die Praxis ihren vollständigen Terminplan offenlegen oder ihre Arbeitsweise an ein starres Buchungssystem anpassen muss.
Warum eine vollständig offene Buchung nicht zu jeder Psychotherapiepraxis passt
Eine vollständig offene Buchungsseite wirkt zunächst unkompliziert. Im Praxisalltag ist eine freie Stunde jedoch nicht automatisch ein öffentlich buchbarer Termin. Sie kann für Patient:innen in laufender Behandlung, Dokumentation, Supervision, Pausen oder andere Aufgaben vorgesehen sein, die sich nicht beliebig verschieben lassen.
Ohne eine klare Unterscheidung kann eine neu anfragende Person versehentlich einen Folgetermin wählen. Umgekehrt können Zeiten für Erstgespräche durch bereits angebundene Patient:innen belegt werden. Auch Präsenz-, Video- und Telefontermine sind nicht in jeder Situation austauschbar. Unterschiedliche Terminarten können außerdem verschiedene Zeiträume, Preise oder Absage- und Verschiebefristen erfordern.
Deshalb sollte Online-Terminbuchung mehr leisten als freie Uhrzeiten anzuzeigen. Sie sollte den organisatorischen Rahmen der Praxis verständlich abbilden: Welche Terminart ist für wen gedacht? Wo wird sie angezeigt? Und bis wann darf sie abgesagt oder verschoben werden?
1. Erstgespräche und Folgetermine klar voneinander trennen
Beginnen Sie mit wenigen Terminarten, die sich für Patient:innen eindeutig unterscheiden. Ein Erstgespräch hat häufig einen anderen Zweck als eine Sitzung im laufenden therapeutischen Prozess. Dauer, Zielgruppe, Sitzungsformat, Preis oder Absage- und Verschieberegeln können deshalb voneinander abweichen.
Auch Video-, Präsenz- und Telefontermine sollten nur dann getrennt angeboten werden, wenn diese Unterscheidung für die Buchung relevant ist. Selbstzahlertermine mit einer erforderlichen Online-Zahlung brauchen eine klare Bezeichnung. Zeiten, die ausschließlich die Praxis vergibt, bleiben als interne Termine getrennt.
Für eine kleinere Praxis können zu Beginn drei Terminarten genügen:
- Erstgespräch für Neupatient:innen
- Folgetermin für Patient:innen in laufender Behandlung
- Interner Termin, nur durch die Praxis buchbar
Weitere Varianten sind erst dann hilfreich, wenn sie sich tatsächlich in Zielgruppe, Dauer, Format, Preis oder Regeln unterscheiden. In Theravo lässt sich jede Terminart Neupatient:innen, Bestandspatient:innen, beiden Gruppen oder ausschließlich der manuellen Buchung durch die Praxis zuordnen.
2. Nur die Termine veröffentlichen, die wirklich buchbar sein sollen
Arbeitszeit, interne Verfügbarkeit und öffentlich buchbare Zeit sind nicht dasselbe. Eine Therapeutin kann montags bis donnerstags arbeiten und dennoch nur zwei Erstgespräche pro Woche anbieten. Dafür muss sie nicht jede noch freie Stunde veröffentlichen.
In diesem Beispiel gibt die Praxis genau zwei Zeiten für Erstgespräche frei. Der übrige Terminplan bleibt für laufende Therapien, Dokumentation, Supervision, Pausen und interne Planung reserviert. Patient:innen sehen nur die Zeiten, die tatsächlich für eine Online-Buchung vorgesehen sind.
In Theravo werden nur ausdrücklich freigegebene Termine angezeigt. Ein Teil der verfügbaren Zeiten kann verborgen bleiben, die öffentliche Buchung lässt sich vorübergehend ausschalten und Urlaubszeiträume können blockiert werden. Bei Bedarf lassen sich zusätzlich tägliche Buchungsgrenzen für bestimmte Gruppen festlegen.
3. Für jede Terminart die passenden Regeln festlegen
Bevor eine Terminart veröffentlicht wird, sollte die Praxis den vollständigen Ablauf aus Sicht der buchenden Person prüfen. Folgende Fragen helfen dabei:
- Wer darf diesen Termin buchen?
- Ist er öffentlich, nur im Patientenportal oder ausschließlich intern verfügbar?
- Findet er in Präsenz, per Video oder telefonisch statt?
- Wie lange dauert er?
- Wird nach dem Termin eine Pause oder Pufferzeit benötigt?
- Wird ein Preis angezeigt?
- Ist vor der Bestätigung eine Zahlung über Stripe erforderlich?
- Bis wann darf der Termin abgesagt werden?
- Bis wann darf er verschoben werden?
- Wird eine kurze organisatorische Angabe benötigt?
In Theravo werden diese Einstellungen der jeweiligen Terminart zugeordnet. Ein 20-minütiges Kennenlerngespräch kann dadurch andere Regeln haben als eine 50-minütige Sitzung. Preise und Zahlungsanforderungen gelten nur für die Terminarten, für die sie ausdrücklich eingerichtet wurden.
Eine organisatorische Frage ist keine klinische Anamnese. Im Buchungsablauf sollten weder Diagnosen noch ausführliche Therapieverläufe, Kriseninformationen oder andere nicht erforderliche Gesundheitsdaten abgefragt werden. Sinnvoll sind nur Angaben, die unmittelbar für die Terminorganisation benötigt werden. Theravo ist mit Blick auf DSGVO-Anforderungen und Datenminimierung gestaltet. Welche Informationen die Praxis im Einzelfall erhebt, bleibt ihre Verantwortung.
4. Für Neupatient:innen und Bestandspatient:innen unterschiedliche Wege vorsehen
Menschen, die sich erstmals an eine Praxis wenden, benötigen meist einen anderen Buchungsweg als Patient:innen, die bereits in Behandlung sind. Für Neupatient:innen kann ein klar beschriebenes Erstgespräch mit ausgewählten Zeiten sinnvoll sein. Patient:innen in laufender Behandlung benötigen dagegen häufig nur Zugang zu den für sie vorgesehenen Folgeterminen.
Möglicher Ablauf für Neupatient:innen
- Ein passendes Erstgespräch auswählen.
- Eine ausdrücklich freigegebene Zeit wählen.
- Nur die notwendigen administrativen Angaben machen.
- Bei einem entsprechend gekennzeichneten Selbstzahlertermin die Zahlung abschließen.
- Bestätigung und Kalendereinladung erhalten.
Möglicher Ablauf für Patient:innen in laufender Behandlung
- Das Patientenportal öffnen.
- Die freigegebenen Folgetermine ansehen.
- Einen passenden Termin buchen.
- Innerhalb der Praxisfristen absagen oder verschieben.
- Gegebenenfalls bereits vorhandene Mittel für eine spätere Buchung oder ein Sitzungspaket verwenden.
Nicht jede Person muss dieselben Buchungsrechte erhalten. In Theravo kann die Online-Buchung für einzelne Patient:innen deaktiviert werden, ohne deren Profil oder bisherige Terminhistorie zu löschen. Neue Termine lassen sich dann weiterhin durch die Praxis eintragen.
5. Patient:innen Routineänderungen selbst vornehmen lassen – innerhalb klarer Grenzen
Patient:innen Termine selbst verwalten zu lassen bedeutet nicht, den vollständigen Terminplan zu öffnen. Sinnvoll ist ein klar begrenzter Rahmen: Patient:innen sehen ihre bevorstehenden Termine, buchen nur die für sie freigegebenen Folgetermine und nehmen Änderungen ausschließlich innerhalb der festgelegten Fristen vor.
Im Theravo-Patientenportal können berechtigte Patient:innen außerdem den Zahlungsstatus einsehen, eine unvollständige Zahlung erneut versuchen und, sofern vorhanden, ein Terminguthaben oder ein Sitzungspaket verwenden. Ein Terminguthaben besteht aus bereits bezahlten Mitteln, die nach einer berechtigten Absage für eine spätere Buchung erhalten bleiben können. Welche Terminarten sichtbar und buchbar sind, entscheidet weiterhin die Praxis.
Eine Patientin in laufender Behandlung darf einen freigegebenen Folgetermin buchen und ihn bis 48 Stunden vorher verschieben. Erstgespräche, interne Termine und nicht veröffentlichte Zeiten bleiben für sie unsichtbar.
Entscheidend ist, dass diese Möglichkeiten transparent und begrenzt sind. Die Praxis gibt den organisatorischen Rahmen vor. Patient:innen können darin einfache Terminfragen selbst erledigen, ohne zusätzliche E-Mails oder Telefonate.
6. Die Buchung in die bestehende Praxis-Website integrieren
Für die Einbindung in eine Praxis-Website gibt es mehrere Möglichkeiten. Ein direkter Theravo-Buchungslink eignet sich für eine Schaltfläche in der Navigation, für eine E-Mail oder für das Praxisprofil. Ein QR-Code kann auf gedruckten Informationen verwendet werden. Mit dem Buchungswidget beginnt die Terminauswahl direkt auf der bestehenden Website.
Für WordPress steht ein Shortcode zur Verfügung. Andere Websites können das JavaScript-Widget verwenden. Die bestehende Praxis-Website muss dafür nicht ersetzt werden. Öffentliche Buchungsabläufe können auf Deutsch, Englisch und Polnisch angeboten werden. Welche Variante sinnvoll ist, hängt von der Website, ihrer Pflege und dem gewünschten Buchungsweg ab.
7. Organisatorische Terminkommunikation von privaten Konten trennen
Organisatorische Nachrichten zu Terminen können über eine eigene Praxisadresse laufen, die von der Theravo-E-Mail-Infrastruktur bereitgestellt wird. Dafür muss weder ein privates Gmail- oder Outlook-Postfach verbunden noch der Zugriff auf ein anderes privates E-Mail-Konto freigegeben werden.
Auch ein privater Google- oder Outlook-Kalender muss nicht mit Theravo verbunden werden. Theravo verwendet einen eigenen internen Terminplan und kann für bestätigte Termine .ics-Kalendereinladungen bereitstellen. Bestätigte Termine können außerdem eine automatische Erinnerung erhalten, sobald weniger als 24 Stunden bis zum Termin verbleiben. Dies ist keine Synchronisierung mit einem privaten Kalender.
Wichtig ist eine klare fachliche Grenze. Terminbestätigungen, Zugangslinks sowie organisatorische Absagen oder Verschiebungen gehören in die Terminkommunikation. Diagnosen, Therapieentscheidungen, Krisenkommunikation und Behandlungsberatung gehören nicht in diesen Ablauf. Theravo unterstützt die Organisation von Terminen und ist keine klinische Kommunikations- oder Dokumentationslösung. Weitere Informationen finden Sie unter Sicherheit bei Theravo und in der Datenschutzerklärung.
Beispiel: Kontrollierte Online-Buchung für eine Einzelpraxis
Die folgende Konfiguration zeigt einen möglichen Ausgangspunkt. Sie ist keine allgemeine Empfehlung. Jede Praxis sollte die Terminarten und Regeln an die eigene Arbeitsweise, das Behandlungskonzept und die organisatorischen Rahmenbedingungen anpassen.
Seitlich scrollen, um alle Spalten zu lesen.
| Terminart | Sichtbarkeit | Buchbar durch | Bezahlung | Änderungen |
|---|---|---|---|---|
| 20-minütiges Kennenlerngespräch | Öffentlich | Neupatient:innen | Keine Online-Zahlung | Absage bis 24 Stunden vorher |
| 50-minütiges Selbstzahler-Erstgespräch | Öffentlich, nur ausgewählte Zeiten | Neupatient:innen | Zahlung vor Bestätigung | Verschiebung bis 48 Stunden vorher |
| 50-minütiger Folgetermin | Patientenportal | Patient:innen in laufender Behandlung | Je nach Praxisregel, Guthaben oder Paket | Absage oder Verschiebung bis 48 Stunden vorher |
| Interner Termin | Nicht öffentlich | Nur durch die Praxis | Keine Online-Zahlung | Manuell verwaltet |
Einrichtung in acht Schritten
- Die benötigten Terminarten anlegen.
- Zielgruppe und Sichtbarkeit festlegen.
- Dauer, Format, Preis sowie Absage- und Verschiebefristen definieren.
- Verfügbare Zeiten vorbereiten.
- Nur die tatsächlich gewünschten Termine veröffentlichen.
- Buchungslink oder Widget in die Praxis-Website einfügen.
- Patient:innen in laufender Behandlung bei Bedarf zum Patientenportal einladen.
- Den vollständigen Ablauf selbst als Testpatient:in durchgehen.
Checkliste vor der Veröffentlichung
Prüfen Sie den Ablauf nicht nur in den Einstellungen, sondern einmal vollständig aus Sicht einer buchenden Person:
- Erstgespräche und Folgetermine sind klar voneinander getrennt.
- Nur bewusst freigegebene Zeiten sind sichtbar.
- Dauer, Ort beziehungsweise Sitzungsformat und Preis sind verständlich beschrieben.
- Eine erforderliche Zahlung ist vor der Bestätigung erkennbar.
- Absage- und Verschiebefristen werden klar kommuniziert.
- Es werden nur notwendige organisatorische Angaben erhoben.
- Die Buchung funktioniert auch auf einem kleinen Bildschirm.
- Bestätigungs-, Erinnerungs- und Änderungs-E-Mails wurden getestet.
- Patient:innen in laufender Behandlung sehen nur die für sie vorgesehenen Terminarten.
- Interne Zeiten bleiben intern.
Häufige Fragen zur Online-Terminbuchung
Muss ich meinen gesamten Kalender für die Online-Buchung freigeben?
Nein. Theravo zeigt nur die Zeiten, die Sie für eine passende Terminart ausdrücklich veröffentlichen. Andere freie oder intern geplante Zeiten bleiben verborgen.
Kann ich Online-Buchung nur für Bestandspatient:innen anbieten?
Ja. Eine Terminart kann ausschließlich im Patientenportal für berechtigte Bestandspatient:innen verfügbar sein. Die öffentliche Buchung für Neupatient:innen lässt sich unabhängig davon deaktivieren.
Können Neu- und Bestandspatient:innen unterschiedliche Termine sehen?
Ja. Terminarten können Neupatient:innen, Bestandspatient:innen, beiden Gruppen oder ausschließlich der manuellen Buchung durch die Praxis zugeordnet werden.
Kann ich festlegen, bis wann ein Termin abgesagt oder verschoben werden darf?
Ja. Für jede Terminart können eigene Fristen für Absage und Verschiebung gelten. Patient:innen können Änderungen im Patientenportal nur innerhalb dieser Regeln vornehmen.
Benötigt Theravo Zugriff auf mein privates E-Mail-Konto?
Nein. Organisatorische Termin-E-Mails werden über eine von Theravo verwaltete Infrastruktur versendet. Sie müssen kein privates Gmail-, Outlook- oder anderes Postfach verbinden.
Synchronisiert Theravo meinen privaten Google- oder Outlook-Kalender?
Nein. Theravo verwendet einen eigenen internen Terminplan. Für bestätigte Termine können .ics-Kalendereinladungen bereitgestellt werden, die Patient:innen und Therapeut:innen ihrem persönlichen Kalender hinzufügen können.
Ist Theravo eine elektronische Patientenakte?
Nein. Theravo verwaltet Termine und die dafür benötigten administrativen Patientendaten. Es ist weder eine klinische Patientenakte noch ein System für Therapiedokumentation, Diagnosen oder Behandlungsentscheidungen.