Ein 4er-Sitzungspaket kann für laufende, selbst bezahlte Termine eine praktische Zahlungsform sein. Patient:innen bezahlen vier Sitzungen im Voraus und buchen die einzelnen Termine anschließend innerhalb der vereinbarten Regeln. Die Praxis muss dadurch nicht jede Sitzung separat abrechnen, und im Patientenbereich bleibt sichtbar, wie viele Sitzungen noch zur Verfügung stehen.
Damit ein solches Paket zum psychotherapeutischen Rahmen passt, braucht es jedoch klare Grenzen. Der Kauf von vier Sitzungen ist weder eine therapeutische Empfehlung noch eine Zusage über Dauer oder Erfolg der Behandlung. Auch Motivation oder Eignung lassen sich nicht daran ablesen, ob jemand im Voraus bezahlt. Frequenz, Fortsetzung und Abschluss der Therapie bleiben Gegenstand der gemeinsamen fachlichen Vereinbarung.
1. Wann ein 4er-Sitzungspaket sinnvoll sein kann
Ein Sitzungspaket passt am ehesten zu Terminen, bei denen der Rahmen bereits geklärt ist. Das kann beispielsweise bei Patient:innen in laufender Selbstzahlerbehandlung der Fall sein, die regelmäßig dieselbe Terminart buchen und eine zusammengefasste Zahlung bevorzugen.
Ein 4er-Paket kann sinnvoll sein, wenn:
- die Zusammenarbeit und der organisatorische Rahmen bereits besprochen wurden,
- alle vier Sitzungen dieselbe Dauer, Terminart und Preislogik haben,
- die Patientin oder der Patient das Paket freiwillig wählen kann,
- einzelne Termine weiterhin separat buchbar bleiben,
- Gültigkeit, Absage und Verschiebung vor dem Kauf verständlich erklärt werden,
- die Praxis nicht jede Sitzung einzeln abrechnen möchte.
Zurückhaltung ist sinnvoll, wenn noch nicht geklärt ist, ob die Zusammenarbeit fachlich und persönlich passt. Für viele Praxen ist es deshalb stimmiger, ein Paket erst nach einem Erstgespräch anzubieten. Auch bei wechselnden Sitzungsformaten, unklarer Frequenz oder einer Abrechnung über Kostenträger kann eine Einzelabrechnung besser passen.
Ein Paket sollte nicht als Mittel eingesetzt werden, um vermeintlich „motivierte“ Patient:innen auszuwählen. Vorauszahlung schafft einen administrativen Rahmen; sie sagt nichts Verlässliches über den therapeutischen Prozess aus.
2. Sitzungspaket und Serientermin unterscheiden
Ein Sitzungspaket und eine Terminserie lösen zwei verschiedene Aufgaben.
Seitlich scrollen, um alle Spalten zu lesen.
| Sitzungspaket | Serientermin |
|---|---|
| Regelt die Bezahlung für eine festgelegte Zahl geeigneter Sitzungen | Reserviert wiederkehrende Termine im Kalender |
| Enthält zum Beispiel vier nutzbare Sitzungen | Enthält zum Beispiel jeden Dienstag um 15:00 Uhr |
| Die einzelnen Termine werden separat gebucht oder von der Praxis eingetragen | Die Termine werden als wöchentliche oder zweiwöchentliche Serie angelegt |
| Zeigt verbleibende und bereits genutzte Sitzungen | Zeigt konkrete Termine und Kalenderzeiten |
| Reserviert nicht automatisch vier freie Zeiten | Kann feste Zeiten reservieren, unabhängig von der Zahlungsform |
Beides kann miteinander kombiniert werden. Eine Patientin kann beispielsweise ein Paket mit vier Folgesitzungen besitzen und gleichzeitig einen wöchentlichen Serientermin haben. Das Paket deckt dann die Zahlung ab; die Serie regelt die Termine im Kalender.
Wichtig ist, diese beiden Ebenen auch gegenüber Patient:innen klar zu benennen:
3. Was vor dem Kauf eindeutig sein muss
Vor der Zahlung sollten Patient:innen alle Bedingungen sehen können, die für ihre Entscheidung relevant sind. Eine kurze, klare Beschreibung ist hilfreicher als ein langer Text mit versteckten Ausnahmen.
Für jedes Paket sollte die Praxis festlegen:
- Welche Terminart ist enthalten?
- Zum Beispiel ausschließlich 50-minütige Folgesitzungen.
- Wie viele Sitzungen umfasst das Paket?
- Beim Beispielpaket sind es vier Sitzungen.
- Wie hoch ist der Gesamtpreis?
- Zeigen Sie den Gesamtpreis und, sofern sinnvoll, den rechnerischen Preis pro Sitzung.
- Gibt es einen Preisvorteil?
- Ein Rabatt ist nicht erforderlich. Ein Paket kann auch nur der vereinfachten Abrechnung dienen. Wird ein Nachlass angeboten, sollte er transparent ausgewiesen werden.
- Wie lange ist das Paket gültig?
- Beginn und Dauer der Gültigkeit müssen vor dem Kauf verständlich sein.
- Wie werden Termine gebucht?
- Erklären Sie, ob Patient:innen selbst im Patientenbereich buchen oder Termine gemeinsam mit der Praxis vereinbaren.
- Welche Absage- und Verschiebefristen gelten?
- Das Paket ersetzt die Terminregeln der Praxis nicht.
- Was geschieht bei einer rechtzeitigen Absage?
- Legen Sie fest, wann eine reservierte Sitzung wieder in das Paket zurückkehrt.
- Was geschieht bei einer verspäteten Absage oder einem nicht wahrgenommenen Termin?
- Auch diese Regel sollte vor dem Kauf bekannt sein.
- Was geschieht, wenn die Zusammenarbeit endet, bevor alle Sitzungen genutzt wurden?
- Die Praxis sollte hierfür eine klare, rechtlich geprüfte Regelung haben.
Diese Anleitung betrifft die organisatorische Umsetzung. Ob und unter welchen Bedingungen Vorauszahlungen, Rabatte, Verfallsfristen oder Erstattungen zulässig und für die eigene Praxis angemessen sind, muss die Praxis anhand der für sie geltenden berufs-, steuer-, vertrags- und verbraucherrechtlichen Vorgaben prüfen.
4. Beispiel: ein transparentes 4er-Sitzungspaket
Die folgende Konfiguration ist ein Muster für eine laufende Selbstzahlerbehandlung. Sie ist kein allgemein gültiges Preis- oder Vertragsmodell.
Seitlich scrollen, um alle Spalten zu lesen.
| Einstellung | Beispiel |
|---|---|
| Paketname | 4 Folgesitzungen à 50 Minuten |
| Geeignet für | Patient:innen in laufender Selbstzahlerbehandlung |
| Zugeordnete Terminart | Folgesitzung, 50 Minuten |
| Enthaltene Sitzungen | 4 |
| Gesamtpreis | 480 € |
| Rechnerischer Einzelpreis | 120 € |
| Gültigkeit | 12 Wochen ab Kauf |
| Terminbuchung | Jede Sitzung wird einzeln gebucht |
| Verschiebung | Paketabdeckung bleibt bei einer zulässigen Verschiebung erhalten |
| Rechtzeitige Absage | Sitzung kann gemäß Praxisregel wieder freigegeben werden |
| Verspätete Absage | Umgang gemäß der vorab kommunizierten Praxisregel |
Die Gültigkeit von zwölf Wochen ist nur ein Beispiel. Sie bietet bei einem grundsätzlich wöchentlichen Rhythmus etwas Spielraum für Urlaub, Krankheit oder Terminverschiebungen. Eine Praxis mit zweiwöchentlichen Sitzungen benötigt in der Regel einen anderen Zeitraum.
5. Das 4er-Paket in Theravo einrichten
In Theravo wird ein Sitzungspaket mit einer konkreten Terminart verbunden. Dadurch kann es nicht versehentlich für einen unpassenden Termin verwendet werden.
Schritt 1: Terminart prüfen
Legen Sie zunächst fest, welche Sitzung durch das Paket abgedeckt werden soll, zum Beispiel:
Prüfen Sie bei dieser Terminart Dauer, Preis, Buchungskanal sowie Absage- und Verschiebefristen.
Schritt 2: Stripe-Produkt und Preis vorbereiten
Das Paket wird über Stripe verkauft. Hinterlegen Sie dort ein passendes Produkt mit einem einmaligen Gesamtpreis. Der Name sollte für Patient:innen eindeutig sein und nicht den Eindruck erwecken, dass vier konkrete Termine bereits reserviert wurden.
Schritt 3: Paket anlegen
Hinterlegen Sie in Theravo:
- einen klaren Namen,
- eine kurze Beschreibung,
- die zugehörige Terminart,
- das passende Stripe-Produkt,
- vier enthaltene Sitzungen,
- die gewünschte Gültigkeitsdauer,
- den aktiven Status.
Schritt 4: Kauf- und Buchungsablauf testen
Führen Sie den vollständigen Ablauf mit einem Testkonto durch:
- Paket kaufen.
- Kaufbestätigung prüfen.
- Paket im Patientenbereich öffnen.
- Einen geeigneten Termin buchen.
- Prüfen, wie die Sitzung angezeigt wird.
- Den Termin testweise verschieben.
- Eine zulässige Absage testen.
- Kontrollieren, ob die Paketnutzung korrekt erhalten oder freigegeben wird.
6. So nutzen Patient:innen das Paket
Ein sinnvoller Ablauf hält Kauf und Terminwahl getrennt:
- Die Patientin oder der Patient kauft das Paket über Stripe.
- Theravo bestätigt den Kauf.
- Das aktive Paket erscheint im Patientenbereich.
- Die Person sieht, wie viele Sitzungen noch zur Verfügung stehen.
- Für eine passende Folgesitzung wird ein Termin ausgewählt.
- Theravo verwendet ein geeignetes Paket zur Abdeckung der Buchung.
- Die Buchung erscheint mit dem entsprechenden Paketstatus.
Das Paket gilt nur für die zugeordnete oder anderweitig geeignete Terminart. Ein Paket für 50-minütige Folgesitzungen sollte beispielsweise nicht stillschweigend eine längere Paartherapiesitzung oder ein Erstgespräch abdecken.
7. Verfügbare, reservierte und verwendete Sitzungen verstehen
Eine reine Zahl wie „2 von 4 übrig“ reicht im Alltag häufig nicht aus. Für die Praxis und für Patient:innen ist hilfreich, zwischen verschiedenen Zuständen zu unterscheiden:
- Verfügbar: Die Sitzung kann noch für einen geeigneten Termin verwendet werden.
- Reserviert: Die Sitzung ist bereits einer zukünftigen Buchung zugeordnet.
- Verwendet: Die Sitzung wurde nach dem vorgesehenen Ablauf verbucht.
- Freigegeben: Eine zuvor reservierte Sitzung wurde wieder nutzbar gemacht, beispielsweise nach einer zulässigen Absage.
So bleibt nachvollziehbar, weshalb ein Paket mit vier Sitzungen möglicherweise nur noch zwei frei buchbare Sitzungen zeigt, obwohl erst eine Sitzung stattgefunden hat: Eine weitere kann bereits für einen kommenden Termin reserviert sein.
Theravo zeigt Paketkäufe und ihre Nutzung sowohl im Patientenbereich als auch in der Praxisverwaltung. Die Praxis kann den Verlauf eines einzelnen Pakets prüfen und Status wie Ablauf, Ausschöpfung, Erstattung, Widerruf oder Zahlungsstreit nachvollziehen.
8. Absagen und Verschiebungen fair abbilden
Ein vorausbezahltes Paket macht klare Absageregeln nicht überflüssig. Im Gegenteil: Patient:innen sollten vor dem Kauf verstehen, unter welchen Bedingungen eine Sitzung im Paket bleibt, zurückkehrt oder als genutzt gilt.
Bei einer Verschiebung
Wird ein Termin innerhalb der erlaubten Frist verschoben, kann die Paketabdeckung erhalten bleiben. Die Sitzung wird dann nicht erneut berechnet, sondern auf den neuen Termin übertragen.
Bei einer rechtzeitigen Absage
Je nach Praxisregel kann die reservierte Sitzung wieder freigegeben werden. Sie steht anschließend für eine spätere geeignete Buchung zur Verfügung.
Bei einer verspäteten Absage oder einem Ausfall
Ob die Sitzung als genutzt gilt oder wieder freigegeben wird, richtet sich nach der vorab vereinbarten Regel und dem konkreten Umgang der Praxis mit dem Fall. Die Software sollte diese fachliche und vertragliche Entscheidung nicht automatisch vorwegnehmen.
Bei einer Erstattung
Eine Erstattung ist ein eigener Zahlungsvorgang. Theravo stellt bei Terminabsagen nicht automatisch Geld zurück. Die Praxis entscheidet, ob eine Sitzung im Paket erhalten bleibt, freigegeben wird oder ob eine gesonderte Erstattung erforderlich ist.
9. Eine realistische Gültigkeit festlegen
Eine Gültigkeitsdauer hilft der Praxis, offene Paketansprüche übersichtlich zu halten. Sie sollte aber zum tatsächlichen Terminrhythmus passen und nicht als Druckmittel eingesetzt werden.
Berücksichtigen Sie:
- den üblichen Abstand zwischen Sitzungen,
- Urlaubszeiten der Praxis,
- mögliche Erkrankungen,
- Feiertage,
- die Verfügbarkeit geeigneter Termine,
- den Umgang mit längeren Unterbrechungen.
Für vier grundsätzlich wöchentliche Sitzungen können beispielsweise acht bis zwölf Wochen ausreichend sein. Bei zweiwöchentlichen Terminen oder begrenzter Verfügbarkeit kann ein längerer Zeitraum angemessener sein. Entscheidend ist, dass die Regel vor dem Kauf verständlich ist.
Theravo kann Patient:innen vor dem Ablauf eines Pakets erinnern. Eine Erinnerung sollte sachlich formuliert sein:
Vermeiden Sie Formulierungen, die therapeutischen Druck erzeugen oder einen Erfolg innerhalb der verbleibenden Sitzungen versprechen.
10. Checkliste vor der Veröffentlichung
Prüfen Sie das Paket einmal vollständig aus Sicht einer Patientin oder eines Patienten:
- Das Paket ist freiwillig und nicht als Nachweis von Motivation dargestellt.
- Es ist klar, für welche Terminart das Paket gilt.
- Die Zahl der enthaltenen Sitzungen ist eindeutig.
- Gesamtpreis und gegebenenfalls Einzelpreis sind sichtbar.
- Ein möglicher Rabatt ist transparent und nicht irreführend.
- Die Gültigkeit ist vor dem Kauf bekannt.
- Es ist erklärt, dass das Paket keine Termine automatisch reserviert.
- Buchung, Absage und Verschiebung folgen klaren Praxisregeln.
- Der Umgang mit rechtzeitigen und verspäteten Absagen ist beschrieben.
- Der Umgang mit einem vorzeitigen Ende der Zusammenarbeit ist geregelt.
- Patient:innen können verbleibende und reservierte Sitzungen sehen.
- Alle E-Mails und Portalseiten wurden in den angebotenen Sprachen getestet.
- Die Praxis hat den Ablauf mit einer echten Testzahlung beziehungsweise im vorgesehenen Stripe-Testmodus geprüft.
- Die Bedingungen wurden rechtlich und berufsrechtlich für die eigene Praxis geprüft.
Häufige Fragen zu Sitzungspaketen
Reserviert ein 4er-Sitzungspaket automatisch vier Termine?
Nein. Das Paket stellt vier nutzbare Sitzungen für eine geeignete Terminart bereit. Die einzelnen Termine werden weiterhin separat gebucht oder von der Praxis eingetragen. Für feste wöchentliche oder zweiwöchentliche Zeiten wird zusätzlich eine Terminserie benötigt.
Muss ein Sitzungspaket günstiger sein als vier Einzeltermine?
Nein. Ein Paket kann einen Preisvorteil enthalten, muss es aber nicht. Es kann auch ausschließlich dazu dienen, vier Sitzungen in einer Zahlung zusammenzufassen. Gesamtpreis und rechnerischer Einzelpreis sollten klar erkennbar sein.
Sollte das Paket bereits vor dem Erstgespräch angeboten werden?
Das hängt vom Angebot und vom Praxisrahmen ab. Bei einer fortlaufenden Psychotherapie ist es häufig stimmiger, zunächst Passung, Vorgehen und Frequenz zu klären. Ein Paket kann anschließend als freiwillige Zahlungsoption für geeignete Folgetermine angeboten werden.
Kann ein Paket für verschiedene Terminarten verwendet werden?
Theravo verbindet ein Paket mit einer bestimmten Terminart. Dadurch bleibt klar, welche Dauer, Preise und Regeln gelten. Ein Paket sollte nicht automatisch auf fachlich oder organisatorisch andere Termine übertragen werden.
Was geschieht, wenn ein paketgedeckter Termin verschoben wird?
Bei einer zulässigen Verschiebung kann die Paketabdeckung erhalten bleiben und mit dem neuen Termin verbunden werden. Die Patientin oder der Patient muss die Sitzung dann nicht erneut bezahlen.
Erhält die Person eine Sitzung nach jeder Absage zurück?
Nicht automatisch. Ob eine Sitzung wieder freigegeben wird, hängt von der Absagefrist, der Praxisregel und dem konkreten Vorgang ab. Diese Bedingungen sollten vor dem Kauf bekannt sein.
Was geschieht beim Ablauf des Pakets?
Nach dem festgelegten Gültigkeitsende kann das Paket nicht mehr für neue Buchungen verwendet werden. Theravo kann vor dem Ablauf eine Erinnerung senden. Welche vertraglichen Folgen der Ablauf hat, muss die Praxis klar und rechtlich passend regeln.
Erstattet Theravo bei einer Absage automatisch den Paketpreis?
Nein. Theravo führt bei einer Terminabsage keine automatische Rückzahlung aus. Die Praxis kann Paketnutzung erhalten oder freigeben und einen möglichen Erstattungsfall separat bearbeiten.