Kalender und Verfügbarkeit in Theravo einrichten

1. Anzeigezeiten und Raster festlegen

Beginnen Sie mit den allgemeinen Kalenderwerten:

• früheste sichtbare Uhrzeit
• späteste sichtbare Uhrzeit
• Rasterintervall, zum Beispiel 15 oder 30 Minuten
• Standarddauer für neue Einträge
• Standardpuffer nach einem Termin

Diese Einstellungen sollen die tägliche Planung erleichtern. Sie ersetzen nicht die individuelle Dauer und Pufferzeit einer Terminart.

Wählen Sie den sichtbaren Zeitraum so, dass Ihr typischer Arbeitstag vollständig dargestellt wird, ohne viele ungenutzte Stunden zu zeigen. Eine Praxis, die zwischen 8:00 und 18:00 Uhr arbeitet, muss den Kalender nicht von 0:00 bis 24:00 Uhr darstellen.

2. Wochen- und Monatsansicht sinnvoll nutzen

Theravo bietet Wochen- und Monatsansichten sowie eine komfortable und eine kompakte Darstellung.

Die Wochenansicht eignet sich für:

• konkrete Arbeitsblöcke
• freie und gebuchte Zeiten
• Änderungen einzelner Termine
• das Erkennen von Überschneidungen

Die Monatsansicht eignet sich für:

• Überblick über Auslastung
• Urlaubs- und Abwesenheitszeiten
• Wochen mit ungewöhnlich viel oder wenig Verfügbarkeit
• längerfristige Planung

Filter helfen dabei, nur relevante Inhalte zu sehen, zum Beispiel:

• öffentlich
• privat oder intern
• gebucht
• frei
• Erstgespräche
• Folgetermine

Nutzen Sie Filter nicht als dauerhafte Ersatzlösung für unklare Terminarten. Die Kalenderansicht bleibt am verständlichsten, wenn Namen und Farben bereits sinnvoll gewählt wurden.

3. Einzelne Zeiten direkt im Kalender anlegen

Für gelegentliche oder kurzfristige Termine können Sie freie Zeiten direkt im Kalender erstellen.

Wählen Sie dabei:

1. Datum und Startzeit
2. Terminart
3. Dauer beziehungsweise das daraus entstehende Zeitfenster
4. Buchungskanal oder Sichtbarkeit
5. gegebenenfalls einen internen Sperrstatus

Ein einzelner freier Zeitraum ist sinnvoll für:

• einen kurzfristig frei gewordenen Termin
• ein zusätzliches Erstgespräch
• eine einmalige Abendsprechstunde
• eine Ausnahme von der üblichen Wochenstruktur

Vermeiden Sie es, für jede Woche viele identische Einzelzeiten manuell anzulegen. Nutzen Sie dafür die Kopierfunktionen.

4. Dauer und Puffer vor dem Kopieren prüfen

Legen Sie die gewünschten freien Zeiten im Kalender an. Prüfen Sie für jeden Eintrag Terminart, Dauer, Puffer und Buchungskanal. Kontrollieren Sie anschließend die Wochenansicht auf Überschneidungen, bevor Sie diese Woche kopieren.

5. Tage und Wochen kopieren

Theravo kann einzelne Zeiten, einen kompletten Tag oder eine ganze Woche kopieren. Zusätzlich lässt sich ein Wochenplan über mehrere Wochen anwenden oder Verfügbarkeit für einen ausgewählten Datumsbereich erzeugen.

Ein sinnvoller Ablauf ist:

1. Eine typische Woche sorgfältig einrichten.
2. Alle Terminarten, Kanäle und Puffer prüfen.
3. Die Woche auf den gewünschten Zeitraum kopieren.
4. Feiertage, Urlaub und besondere Tage nachbearbeiten.
5. Die veröffentlichte Ansicht kontrollieren.

Kopieren Sie keine Woche, die noch provisorische oder versehentlich öffentliche Zeiten enthält. Ein sauberer Ausgangsplan verhindert spätere Korrekturarbeit.

6. Sichtbarkeit pro Zeitfenster festlegen

Theravo unterscheidet mehrere Verfügbarkeitskanäle:

• öffentlich buchbar
• nur im Patientenportal
• für Terminangebote über den E-Mail-Assistenten
• ausschließlich intern

Dadurch kann dieselbe Arbeitswoche unterschiedlich zugänglich sein.

Beispiel

Eine öffentlich freie Zeit ist nicht dasselbe wie eine intern freie Zeit. Veröffentlichen Sie nur Termine, die tatsächlich ohne weitere Rücksprache buchbar sein sollen.

Die öffentliche Buchung der gesamten Praxis kann bei Bedarf vorübergehend deaktiviert werden. Außerdem lässt sich ein Teil der grundsätzlich verfügbaren Termine verborgen halten.

7. Freie Verfügbarkeit und wiederkehrende Termine nicht verwechseln

Freie Verfügbarkeit lädt berechtigte Patient:innen dazu ein, einen Termin zu wählen. Eine wiederkehrende Terminserie reserviert dagegen konkrete Termine in einem regelmäßigen Rhythmus.

Nutzen Sie wiederkehrende Termine zum Beispiel für:

• wöchentliche Sitzungen
• vierzehntägige Sitzungen
• einen festen Termin über einen vereinbarten Zeitraum

Bei Änderungen sollten Sie bewusst auswählen, ob nur ein Termin, alle zukünftigen Termine oder die gesamte Serie betroffen sind.

Nutzen Sie freie Verfügbarkeit, wenn der genaue Termin noch gewählt werden soll. Ein regelmäßiger Arbeitsblock ist nicht automatisch eine Terminserie mit einer bestimmten Person.

8. Urlaub und blockierte Zeiten eintragen

Urlaubstage und andere Abwesenheiten sollten möglichst früh blockiert werden. Theravo unterstützt sowohl einzelne gesperrte Zeiten als auch Urlaubszeiträume.

Typische interne Sperren sind:

• Urlaub
• Fortbildung
• Supervision
• Dokumentation
• Teamsitzung
• private Verpflichtung

Die genaue Bezeichnung bleibt intern. Für Patient:innen ist nur relevant, dass in diesem Zeitraum kein buchbarer Termin angeboten wird.

9. Konfliktwarnungen ernst nehmen

Wenn sich Verfügbarkeiten verschiedener Terminarten zeitlich überschneiden, zeigt Theravo Konflikt- oder Konfigurationswarnungen. Prüfen Sie insbesondere:

• doppelt angelegte Verfügbarkeit
• Überschneidungen verschiedener Terminarten
• unvollständige Terminart-Einstellungen
• bereits gebuchte Termine im betroffenen Zeitraum
• laufende Reservierungen während eines Zahlungsvorgangs

Beim Ersetzen oder Neu-Erzeugen von Verfügbarkeit bleiben bestehende Termine und aktive Zahlungsreservierungen geschützt. Trotzdem sollte jede größere Änderung zuerst in einer überschaubaren Woche geprüft werden.

10. Die öffentliche Buchung aus Patientensicht prüfen

Öffnen Sie nach der Einrichtung die tatsächliche Buchungsseite oder das eingebettete Widget.

Kontrollieren Sie:

• Werden nur die vorgesehenen Terminarten angezeigt?
• Sind die richtigen Tage und Uhrzeiten sichtbar?
• Bleiben interne Zeiten verborgen?
• Sehen Bestandspatient:innen im Portal die richtigen Folgetermine?
• Stimmen Dauer, Ort und Beschreibung?
• Funktioniert die Ansicht auf dem Mobiltelefon?
• Sind Urlaubszeiten tatsächlich nicht buchbar?

Verlassen Sie sich nicht nur auf die interne Kalenderansicht. Entscheidend ist, was Patient:innen sehen und auswählen können.

Beispiel: Eine typische Woche vorbereiten

Eine Therapeutin arbeitet montags bis donnerstags.

• Montagvormittag: zwei öffentliche Erstgespräche
• Montag bis Donnerstag: geschützte Folgetermine im Patientenportal
• Mittwochmittag: interne Dokumentationszeit
• Donnerstagabend: ein öffentliches Online-Erstgespräch
• Freitag: nicht im Kalender veröffentlicht

Sie richtet zunächst die Terminarten ein, legt anschließend die freien Zeiten im Kalender an, kopiert die Woche auf die nächsten sechs Wochen und blockiert danach Urlaub und Fortbildung.

So entsteht ein verlässlicher Ausgangsplan, ohne den gesamten Arbeitstag öffentlich sichtbar zu machen.

Checkliste vor der Veröffentlichung

• Terminarten sind vollständig eingerichtet.
• Kalenderanzeige und Raster passen zum Arbeitstag.
• Dauer und Puffer der Terminarten wurden geprüft.
• Öffentliche, Portal-, E-Mail- und interne Zeiten sind klar getrennt.
• Eine typische Woche wurde zuerst vollständig getestet.
• Kopierte Wochen wurden auf Feiertage und Urlaub geprüft.
• Wiederkehrende Patiententermine sind nicht mit freier Verfügbarkeit verwechselt.
• Konfliktwarnungen wurden bearbeitet.
• Bestehende Buchungen sind unverändert vorhanden.
• Die öffentliche Buchungsseite wurde auf Desktop und Mobiltelefon geprüft.