1. Mit wenigen klaren Terminarten beginnen
Eine lange Liste wirkt auf den ersten Blick flexibel, macht die Buchung aber häufig schwieriger. Für viele Einzelpraxen reichen zum Start drei grundlegende Terminarten:
- Erstgespräch für Neupatient:innen
- Folgetermin für Patient:innen in laufender Behandlung
- Interner Termin, nur durch die Praxis buchbar
Je nach Arbeitsweise können später weitere Varianten dazukommen, etwa:
- Online-Sitzung
- Präsenztermin an einem zweiten Standort
- Telefonisches Vorgespräch
- Selbstzahler-Erstgespräch
- Paar- oder Familiensitzung
- Längerer Termin mit abweichender Dauer
Eine eigene Terminart ist dann sinnvoll, wenn sich mindestens eine wichtige Regel unterscheidet: Zielgruppe, Dauer, Sitzungsformat, Ort, Sichtbarkeit, Preis oder Absage- beziehungsweise Verschiebefrist.
Erstellen Sie nicht für jede kleine Formulierungsvariante eine neue Terminart. Entscheidend ist, ob sich der tatsächliche Buchungsablauf verändert.
2. Namen und Beschreibungen aus Patientensicht formulieren
Der Name sollte sofort erkennen lassen, was gebucht wird. Interne Produktbegriffe oder Abkürzungen helfen Patient:innen selten.
Gut verständlich sind zum Beispiel:
- Erstgespräch, 25 Minuten
- Psychotherapeutische Sitzung, 50 Minuten
- Online-Sitzung, 50 Minuten
- Folgetermin für bestehende Patient:innen
Weniger hilfreich wären Bezeichnungen wie „Kalender 1“, „Standard 50“ oder interne Kürzel.
Theravo unterstützt Namen und Beschreibungen auf Deutsch, Englisch und Polnisch. Aktivieren Sie nur die Sprachen, die Ihre Praxis tatsächlich anbietet, und formulieren Sie jede Version natürlich. Eine gute Beschreibung beantwortet knapp:
- Für wen ist dieser Termin gedacht?
- Wie lange dauert er?
- Wo findet er statt?
- Gibt es etwas, das vor der Buchung bekannt sein sollte?
Beispiel:
Erstgespräch für neue Patient:innen. Dauer: 25 Minuten. Das Gespräch findet online statt und dient der Klärung der organisatorischen Rahmenbedingungen.
Vermeiden Sie in der Beschreibung Diagnosen, Versprechen über Behandlungsergebnisse oder unnötig ausführliche Erklärungen.
3. Die passende Patientengruppe auswählen
Für jede Terminart lässt sich festlegen, wer sie buchen darf:
- nur Neupatient:innen
- nur Patient:innen in laufender Behandlung
- beide Gruppen
- ausschließlich manuell durch die Praxis
Diese Auswahl verhindert typische Fehlbuchungen. Ein öffentlich sichtbares Erstgespräch kann auf neue Anfragen begrenzt werden, während Folgetermine nur im Patientenportal verfügbar sind. Ein interner Termin bleibt vollständig unter Ihrer Kontrolle.
Praktisches Beispiel
| Terminart | Zugriff |
|---|---|
| Erstgespräch | Nur Neupatient:innen |
| Folgetermin | Nur bestehende Patient:innen |
| Termin für beide Gruppen | Beide Gruppen, wenn fachlich und organisatorisch passend |
| Interner Termin | Nur manuell durch die Praxis |
Die Zuordnung ist eine organisatorische Regel. Sie ersetzt keine fachliche Einschätzung und sollte nicht dazu verwendet werden, Menschen klinisch zu kategorisieren.
4. Sitzungsformat und Ort festlegen
Theravo kann Terminarten für folgende Formate abbilden:
- in der Praxis
- per Video
- telefonisch
Wenn mehrere Formate möglich sind, können Patient:innen das verfügbare Format im Buchungsablauf auswählen. Hinterlegen Sie nur Möglichkeiten, die für diese konkrete Terminart wirklich angeboten werden.
Für Präsenztermine gehören die vollständige Adresse oder eine klare Raumangabe in die Ortsinformationen. Bei Online-Terminen kann die Praxis ihren eigenen Video-Link hinterlegen. Theravo organisiert den Termin und übermittelt den hinterlegten Link, ist aber kein eigenes Videokonferenzsystem.
5. Dauer und Pufferzeit realistisch einstellen
Legen Sie die tatsächliche Sitzungsdauer fest. Zusätzlich kann nach dem Termin eine Pufferzeit eingeplant werden. Diese Zeit kann für eine kurze Notiz, eine Pause oder die Vorbereitung auf die nächste Sitzung genutzt werden.
Beispiel:
- Sitzungsdauer: 50 Minuten
- Puffer danach: 10 Minuten
- Nächster möglicher Beginn: nach insgesamt 60 Minuten
Die Pufferzeit sollte nicht als zusätzliche Behandlungszeit dargestellt werden. Sie schützt lediglich den Praxisablauf.
Eine Praxis kann außerdem allgemeine Standardwerte für Termindauer und Pufferzeit festlegen. Prüfen Sie trotzdem jede Terminart einzeln, wenn Erstgespräche, Folgesitzungen oder andere Formate unterschiedlich lang sind.
6. Festlegen, wo die Terminart sichtbar sein darf
Nicht jede Terminart muss über jeden Buchungsweg verfügbar sein. In Theravo können Terminarten getrennt für verschiedene Kanäle freigegeben werden:
- öffentliche Buchungsseite
- Patientenportal
- Terminangebote über den E-Mail-Assistenten
- ausschließlich intern
Ein typisches Modell wäre:
- Erstgespräch: öffentlich sichtbar
- Folgetermin: nur im Patientenportal
- kurzfristiger Ersatztermin: Patientenportal und E-Mail-Assistent
- Supervision oder interne Besprechung: nur intern
Diese Trennung ist oft wichtiger als eine große Zahl verschiedener Terminarten. Sie sorgt dafür, dass Patient:innen nur die Angebote sehen, die für sie vorgesehen sind.
7. Absage, Verschiebung und organisatorische Fragen festlegen
Jede Terminart kann eigene Regeln haben. Prüfen Sie deshalb:
- Darf der Termin online abgesagt werden?
- Bis wie viele Stunden vorher ist eine Absage möglich?
- Bis wann darf der Termin verschoben werden?
- Soll nach einer berechtigten Absage ein Terminguthaben entstehen?
- Darf ein Guthaben nur für dieselbe Terminart verwendet werden?
- Ist eine kurze organisatorische Frage erforderlich?
Die organisatorische Frage sollte nur Informationen abfragen, die für die Terminplanung notwendig sind. Theravo ist keine klinische Anamnese- oder Dokumentationslösung. Diagnosen, ausführliche Therapieverläufe, Kriseninformationen oder sensible Gesundheitsdaten gehören nicht in dieses Feld.
Eine einfache Frage kann zum Beispiel lauten:
Bevorzugen Sie den Termin online oder in der Praxis?
oder:
Gibt es organisatorische Hinweise zur Erreichbarkeit oder Barrierefreiheit?
8. Preise anzeigen, Zahlungen aber getrennt einrichten
Eine Terminart kann einen Preis und eine Währung anzeigen. Sie kann außerdem mit einem Stripe-Produkt und einem einmaligen Preis verknüpft werden. Ob eine Zahlung vor der Bestätigung verpflichtend ist, wird ebenfalls an der Terminart festgelegt.
In diesem Artikel geht es bewusst nur um die Terminstruktur. Die technische Verbindung zu Stripe, die Auswahl des passenden Preises und der Zahlungsablauf werden im separaten Leitfaden erklärt:
Online-Zahlungen für Termine in Theravo einrichten
Für Terminarten ohne Online-Zahlung können Preisfelder leer bleiben oder entsprechend der Praxisregel dargestellt werden.
9. Farbe, Aktivstatus und Duplizieren sinnvoll nutzen
Eine eigene Farbe hilft dabei, Terminarten im internen Kalender schnell zu unterscheiden. Verwenden Sie eine ruhige, überschaubare Farbpalette und achten Sie darauf, dass der Name weiterhin die eigentliche Bedeutung trägt. Farbe allein sollte nie die einzige Information sein.
Eine Terminart kann aktiviert oder deaktiviert werden. Das ist nützlich, wenn ein Angebot vorübergehend nicht buchbar sein soll, ohne seine Konfiguration zu löschen.
Ähnliche Terminarten lassen sich duplizieren. Das spart Zeit, wenn etwa eine Sitzung in der Praxis und eine Online-Sitzung dieselbe Dauer sowie dieselben Absage- und Verschiebefristen haben. Prüfen Sie nach dem Duplizieren dennoch alle Angaben, besonders Zielgruppe, Sichtbarkeit, Ort, Preis und Zahlungsanforderung.
10. Beispielkonfiguration für eine Einzelpraxis
| Einstellung | Erstgespräch | Folgetermin | Interner Termin |
|---|---|---|---|
| Zielgruppe | Neupatient:innen | Patient:innen in laufender Behandlung | Nur manuell |
| Dauer | 25 Minuten | 50 Minuten | Je nach Zweck |
| Puffer danach | 5 Minuten | 10 Minuten | Optional |
| Format | Video oder Praxis | Praxis oder Video | Intern |
| Öffentliche Buchung | Ja | Nein | Nein |
| Patientenportal | Nein | Ja | Nein |
| Absage möglich | Bis 24 Stunden vorher | Bis 48 Stunden vorher | Manuell |
| Zahlung | Optional, je nach Praxis | Optional, je nach Praxis | Nein |
Die Werte sind ein Beispiel und keine allgemeine Empfehlung. Passen Sie sie an Ihren tatsächlichen Praxisablauf und Ihre Vereinbarungen an.
11. Die Terminart vor der Veröffentlichung testen
Prüfen Sie jede neue Terminart einmal aus Patientensicht:
- Ist der Name sofort verständlich?
- Sieht die richtige Patientengruppe das Angebot?
- Werden Dauer, Format und Ort korrekt angezeigt?
- Sind nur die vorgesehenen Buchungskanäle aktiv?
- Sind Absage- und Verschiebefristen verständlich?
- Werden nur notwendige organisatorische Angaben abgefragt?
- Ist die Terminart auf kleinen Bildschirmen gut lesbar?
- Ist eine versehentlich aktivierte Zahlungsanforderung ausgeschlossen?
Erst danach sollten Sie Verfügbarkeiten für diese Terminart veröffentlichen.
Häufige Fehler
Zu viele Terminarten zum Start
Eine lange Auswahl erschwert die Entscheidung. Beginnen Sie klein und ergänzen Sie nur, wenn eine echte organisatorische Unterscheidung notwendig ist.
Erst- und Folgetermine für alle sichtbar machen
Das kann zu ungeeigneten Buchungen führen. Nutzen Sie die Zielgruppen- und Kanaleinstellungen.
Interne Begriffe öffentlich verwenden
Bezeichnungen aus Ihrer internen Planung sind für Patient:innen oft nicht verständlich.
Verfügbarkeit mit Terminart verwechseln
Eine Terminart legt die Regeln fest, erstellt aber noch keine freien Zeiten. Das geschieht im Kalender.
Zahlungsdetails in jede Terminart kopieren
Richten Sie Zahlungen strukturiert über Stripe ein und verknüpfen Sie den passenden Preis nur dort, wo er tatsächlich gebraucht wird.
Häufige Fragen
Kann ich mehrere Terminarten mit derselben Dauer anlegen?
Ja. Unterschiedliche Terminarten können gleich lang sein, sich aber bei Zielgruppe, Format, Sichtbarkeit, Preis oder Absage- beziehungsweise Verschieberegeln unterscheiden.
Kann eine Terminart nur im Patientenportal sichtbar sein?
Ja. So lassen sich Folgetermine für Patient:innen in laufender Behandlung anbieten, ohne sie öffentlich anzuzeigen.
Kann ich eine Terminart vorübergehend ausschalten?
Ja. Deaktivieren Sie die Terminart, wenn sie vorübergehend nicht buchbar sein soll. Die Konfiguration muss dafür nicht gelöscht werden.
Unterstützt Theravo mehrere Sprachen pro Terminart?
Ja. Namen und Beschreibungen können auf Deutsch, Englisch und Polnisch gepflegt werden.
Ist die organisatorische Frage ein Anamnesebogen?
Nein. Sie ist nur für kurze Angaben gedacht, die unmittelbar für die Terminorganisation notwendig sind.
Muss ich bereits freie Zeiten angelegt haben?
Nein. Es ist sinnvoll, zuerst die Terminarten einzurichten und danach im Kalender die passenden Verfügbarkeiten zu veröffentlichen.