Online-Zahlungen für Termine in Theravo einrichten

1. Nur passende Terminarten mit Online-Zahlung verbinden

Nicht jede Sitzung muss online bezahlt werden. Typische Anwendungsfälle sind:

• Selbstzahler-Erstgespräch
• privat bezahlte Einzelsitzung
• Paar- oder Familiensitzung
• kostenpflichtiges Kennenlerngespräch
• Workshop oder klar umrissene Beratungsleistung

Bei laufenden Therapien kann eine andere Zahlungsweise passender sein. Entscheidend ist, dass der Ablauf für Patient:innen vor der Buchung klar ist.

Prüfen Sie für jede Terminart:

• Soll ein Preis angezeigt werden?
• Ist die Zahlung vor Bestätigung verpflichtend?
• Welche Währung wird verwendet?
• Was geschieht bei einer fristgerechten Absage?
• Was geschieht bei einer verspäteten Absage?
• Soll ein Terminguthaben möglich sein?
• Ist statt einer Einzelsitzung ein Sitzungspaket sinnvoll?

Die Zahlungseinstellung ist eine administrative Regel. Sie sollte nicht als Bewertung von Motivation oder therapeutischer Verbindlichkeit dargestellt werden.

2. Stripe mit Theravo verbinden

Theravo führt Sie Schritt für Schritt durch die Verbindung mit Stripe. Für die meisten Praxen ist das der einfachste und sicherste Weg. Eine manuelle Konfiguration der Stripe-Zugangsdaten ist nur für technisch erfahrene Personen gedacht, die geheime Schlüssel und Webhook-Einstellungen sicher verwalten können.

Empfohlener Ablauf:

1. Öffnen Sie die Zahlungseinstellungen in Theravo.
2. Starten Sie die geführte Stripe-Verbindung.
3. Melden Sie sich bei Stripe an oder erstellen Sie dort das benötigte Konto.
4. Schließen Sie die von Stripe verlangten Unternehmens- und Auszahlungsangaben ab.
5. Kehren Sie zu Theravo zurück und prüfen Sie den Verbindungsstatus.

Bewahren Sie Stripe-Zugangsdaten vertraulich auf. Verwenden Sie ausschließlich das Stripe-Konto Ihrer Praxis und zeigen Sie geheime Schlüssel niemals in Dokumenten oder Screenshots.

3. Produkt und einmaligen Preis in Stripe vorbereiten

Damit Theravo einen Preis zuordnen kann, muss in Stripe ein passendes Produkt mit einem einmaligen Preis vorhanden sein.

Beispiel:

• Produkt: Psychotherapeutische Sitzung, 50 Minuten
• Preis: 120,00 € einmalig
• Währung: EUR

Verwenden Sie Namen, die auch später in Zahlungsübersichten und Abrechnungen verständlich bleiben. Vermeiden Sie interne Kürzel.

Nach der Einrichtung laden Sie die Stripe-Produkte und einmaligen Preise in Theravo. Wählen Sie anschließend bei der Terminart genau den Preis aus, der zu Dauer und Leistung passt.

Ein Preis für ein Sitzungspaket darf nicht versehentlich einer Einzelsitzung zugeordnet werden.

4. Preis und Währung an der Terminart festlegen

Öffnen Sie die bereits eingerichtete Terminart und prüfen Sie:

• sichtbarer Preis
• Währung
• verknüpftes Stripe-Produkt
• verknüpfter einmaliger Stripe-Preis
• Schalter „Zahlung erforderlich“

Der auf der Buchungsseite angezeigte Preis und der in Stripe verwendete Betrag müssen zusammenpassen. Unterschiedliche Angaben würden Vertrauen beschädigen und können zu Rückfragen führen.

Wenn bei einer Terminart lediglich ein Preis angezeigt werden soll, ohne eine Online-Zahlung zu verlangen, muss der Zahlungsschalter deaktiviert bleiben.

5. Zahlung vor Bestätigung aktivieren

Wenn „Zahlung erforderlich“ aktiviert ist, wird der Termin erst nach einem erfolgreichen Zahlungsablauf bestätigt.

Der Patient oder die Patientin:

1. wählt Terminart, Datum und Uhrzeit;
2. sieht Preis, Währung und Buchungsbedingungen;
3. gibt die notwendigen administrativen Angaben ein;
4. wird zum Stripe-Checkout weitergeleitet;
5. bezahlt dort;
6. kehrt zur Bestätigungsseite zurück;
7. erhält nach erfolgreicher Verarbeitung die Terminbestätigung.

Während des Checkouts hält Theravo den ausgewählten Termin vorübergehend frei. So soll verhindert werden, dass dieselbe Zeit parallel vergeben wird.

6. Was im Hintergrund geschieht

Stripe informiert Theravo sicher darüber, ob eine Zahlung erfolgreich war, fehlgeschlagen ist oder abgebrochen wurde. Die Praxis muss den Zahlungsstatus nicht manuell nachtragen.

Mögliche Statuswerte sind unter anderem:

• erfolgreich
• fehlgeschlagen
• abgebrochen
• abgelaufen
• Aktion erforderlich
• erstattet

Wenn eine Zahlung nicht abgeschlossen wird, läuft die vorübergehende Terminreservierung nach dem vorgesehenen Zeitraum aus und die Zeit kann wieder freigegeben werden.

Patient:innen können im Patientenportal den Zahlungsstatus sehen und eine unvollständige Zahlung erneut versuchen.

7. Den Ablauf vor der Veröffentlichung testen

Prüfen Sie die Einrichtung zunächst im Stripe-Testmodus und verwenden Sie ausschließlich erfundene Testdaten. Testen Sie mindestens eine erfolgreiche Zahlung, einen abgebrochenen Checkout und einen erneuten Zahlungsversuch.

Kontrollieren Sie:

• Stimmt der sichtbare Preis?
• Wird die richtige Währung angezeigt?
• Führt die Buchung zum erwarteten Stripe-Checkout?
• Bleibt der Termin während des Checkouts reserviert?
• Wird eine erfolgreiche Zahlung korrekt bestätigt?
• Ist eine abgebrochene Zahlung als solche erkennbar?
• Kann die Zahlung erneut versucht werden?
• Wird nach Ablauf einer abgebrochenen Reservierung die Zeit wieder verfügbar?
• Enthalten Bestätigung und Patientenportal den richtigen Zahlungsstatus?

Führen Sie den vollständigen Test im Stripe-Testmodus durch. Aktivieren Sie Live-Zahlungen erst, wenn erfolgreiche, abgebrochene und erneut versuchte Zahlungen jeweils den erwarteten Status zeigen.

8. Absagen, Terminguthaben und Erstattungen klar regeln

Theravo führt bei einer Absage nicht automatisch eine Rückerstattung aus.

Bei einer berechtigten bezahlten Absage kann stattdessen ein Terminguthaben entstehen. Dieses Guthaben kann:

• mit der ursprünglichen Zahlung und Terminart verbunden bleiben;
• im Patientenportal sichtbar sein;
• für eine spätere passende Buchung genutzt werden;
• ein Ablaufdatum haben;
• standardmäßig auf dieselbe Terminart begrenzt sein.

Welche Absage fristgerecht ist und wie die Praxis mit verspäteten Absagen umgeht, muss vor der Buchung verständlich kommuniziert werden.

Theravo löst Rückerstattungen nicht automatisch aus. Ist eine Erstattung erforderlich, bearbeitet die Praxis sie über ihr eigenes Stripe-Konto.

9. Sitzungspakete getrennt behandeln

Ein Sitzungspaket ist nicht dasselbe wie eine einzelne bezahlte Buchung. Es umfasst eine feste Zahl vorausbezahlter Sitzungen für eine bestimmte Terminart und besitzt eine eigene Gültigkeitsdauer und Nutzungsübersicht.

Für die Einrichtung eines 4er-Pakets verwenden Sie den separaten Leitfaden:

Sitzungspakete in der Psychotherapiepraxis: ein 4er-Paket transparent anbieten

Legen Sie Paketpreise nicht als normalen Einzelsitzungspreis an.

Beispiel: Selbstzahler-Erstgespräch mit Zahlung

Eine Praxis bietet ein 50-minütiges Selbstzahler-Erstgespräch für 120 € an.

Konfiguration:

• Terminart: Selbstzahler-Erstgespräch
• Zielgruppe: Neupatient:innen
• Preis: 120 €
• Währung: EUR
• Stripe-Produkt: Selbstzahler-Erstgespräch, 50 Minuten
• Stripe-Preis: 120 € einmalig
• Zahlung erforderlich: Ja
• Absagefrist: nach Praxisregel
• Verschiebefrist: nach Praxisregel

Die Patientin sieht den Preis vor der Buchung. Der Termin wird während des Checkouts reserviert und erst nach erfolgreicher Zahlung bestätigt.

Dieses Beispiel ist keine Preisempfehlung.

Checkliste vor dem Aktivieren

• Die passende Terminart ist vollständig eingerichtet.
• Das Stripe-Konto gehört zur richtigen Praxis.
• Die Stripe-Verbindung wird als aktiv angezeigt.
• Verständlicher Produktname und einmaliger Preis sind eingerichtet.
• Betrag und Währung stimmen in Stripe und Theravo überein.
• Der richtige Preis ist der richtigen Terminart zugeordnet.
• „Zahlung erforderlich“ ist nur bei den vorgesehenen Terminarten aktiv.
• Absage-, Verschiebe- und Guthabenregeln sind verständlich beschrieben.
• Der Buchungsablauf wurde mit sicheren Testdaten geprüft.