eTermin vs. Theravo: Welche Terminbuchung passt zu Ihrer Psychotherapiepraxis?
Nicht jede freie Stunde soll für jeden buchbar sein. Mit Theravo organisieren Sie Erstgespräche, Folgesitzungen, geschützte Zeitfenster und Zahlungen nach den Regeln Ihrer Praxis.
eTermin und Theravo helfen dabei, Termine online anzubieten und Verwaltungsaufwand zu reduzieren. eTermin ist eine etablierte, flexibel konfigurierbare Terminsoftware und hat sogar ein eigenes Angebot für Psychotherapeutinnen, Psychologen und Coaches. Theravo setzt den Schwerpunkt auf den wiederkehrenden Terminalltag einer psychotherapeutischen Privatpraxis: Wer darf welche Sitzung buchen? Wie viel Kapazität geben Sie frei? Und wie greifen Kalender, Sitzungspakete und Bezahlung ineinander?
Wenn Sie genau diese Fragen beschäftigen, lohnt sich ein Blick auf Theravo.
Kurzvergleich: Wie passt die Buchung zur Praxis?
| Praxisfrage | eTermin | Theravo |
|---|---|---|
| Welche Patientinnen und Patienten sehen freie Termine? | Unter anderem Buchungsbeschränkung auf Stammpatienten | Zielgruppe je Terminart sowie öffentliche oder geschützte Verfügbarkeit |
| Wie lassen sich mehrere Sitzungen bezahlen? | Terminpakete über Gutschein- und Kontingentcodes | Stripe-Sitzungspakete mit verfügbarem, reserviertem und verwendetem Guthaben im Patientenportal |
| Wie wird der Buchungstag organisiert? | Konfigurierbare Leistungen und Kalenderzeiten | Terminarten, Verfügbarkeitskanäle und administrative Buchungsgruppen mit Tageslimits |
Die Produkte verfolgen unterschiedliche Konfigurationswege. Die Beispiele sagen nicht aus, dass ein Ergebnis beim anderen Anbieter grundsätzlich unmöglich ist.
Der entscheidende Unterschied liegt im Buchungsablauf
eTermin bietet Online-Terminbuchung, individuell konfigurierbare Leistungen, einen Kalender und Buchungsregeln. Auch die Einschränkung der Online-Buchung auf Stammpatienten wird auf der offiziellen Psychotherapie-Seite beschrieben. Theravo unterscheidet ebenfalls neue und bestehende Patientinnen und Patienten, verbindet diese Unterscheidung aber direkt mit Terminarten, Buchungskanälen und administrativen Buchungsgruppen.
Das zeigt sich im Praxisalltag. Sie möchten am Montag zwei Erstgespräche für neue Anfragen öffnen, während laufende Patientinnen und Patienten weitere freie Zeiten im geschützten Patientenbereich finden. Für einzelne Personen soll nur eine persönliche Terminvergabe möglich sein. Bei Theravo können Sie diese Wege über Terminarten und Verfügbarkeiten aufeinander abstimmen.
1. Terminarten: Erstgespräch ist nicht gleich Folgesitzung
Eine Privatpraxis bietet selten nur „einen Termin“ an. Ein mögliches Setup in Theravo sieht so aus:
| Terminart | Beispiel | Zugang |
|---|---|---|
| Erstgespräch | 25 Minuten, online oder vor Ort | Für neue Patientinnen und Patienten |
| Folgesitzung | 50 Minuten | Für bestehende Patientinnen und Patienten |
| Paarberatung | 80 Minuten | Nach den Regeln der Praxis |
| Interner Termin | Supervision oder Organisationszeit | Nur manuell durch die Praxis |
Für jede Terminart lassen sich unter anderem Dauer, Puffer, Format, Preis, Stornofristen und Sichtbarkeit definieren. Die Terminart bestimmt, was buchbar ist; der Kalender legt fest, wann es angeboten wird. Dadurch müssen Sie nicht den gesamten freien Kalender öffentlich öffnen, um neue Anfragen zu ermöglichen.
Für Erstkontakte können Sie außerdem ein Formular für terminbezogene Anfragen einsetzen. Direktbuchungen und Anfrageformulare sind unterschiedliche Wege; eine allgemeine manuelle Freigabe jeder kostenlosen Online-Buchung wird hier nicht vorausgesetzt.
2. Buchungsgruppen: Flexible Zeiten anbieten, ohne Tagesgrenzen zu verlieren
In einer laufenden Therapie ist der Terminrhythmus oft unterschiedlich: Manche Menschen haben feste Zeiten, andere brauchen wegen Schichtdienst, Betreuung oder wechselnden Arbeitszeiten mehr Flexibilität.
Theravo unterstützt administrative Buchungsgruppen. Sie ordnen Patientinnen und Patienten passenden Gruppen zu und legen tägliche Buchungsgrenzen fest. Mehrere eingeschränkte Gruppen können zusätzlich eine gemeinsame Obergrenze erhalten.
Beispiel: Am Donnerstag geben Sie sechs Folgetermine frei. Für die Gruppe „Flexible Buchung“ gelten maximal zwei Buchungen am Tag; für „Zusatztermine“ höchstens eine. Eine gemeinsame Obergrenze von zwei sorgt dafür, dass beide Gruppen zusammen nicht mehr als zwei dieser Termine nutzen. Die übrige freigegebene Kapazität bleibt für andere berechtigte Buchungen oder die Vergabe durch die Praxis verfügbar.
Diese Gruppen sind rein organisatorisch. Sie beschreiben weder Diagnosen noch die Dringlichkeit einer Behandlung. Sie helfen dabei, Buchungsmöglichkeiten bewusst zu verteilen.
Tagesgrenzen im Beispiel
- Gruppe „Flexible Buchung“
- 2
- Gruppe „Zusatztermine“
- 1
- Gemeinsames Tageslimit beider Gruppen
- 2
3. Sitzungspakete und Stripe: Zahlungen mit Terminen verbinden
Für passende Selbstzahlerangebote kann ein Sitzungspaket die Zahlungsorganisation erleichtern. Auch eTermin ermöglicht mehrteilige Terminpakete – laut offizieller Anleitung unter anderem über Gutscheincodes und Kontingente. Der Unterschied, den Sie bei Theravo prüfen sollten, ist die Darstellung als Sitzungspaket im Patientenbereich und die direkte Verknüpfung mit geeigneten Terminarten.
Ein mögliches Beispiel ist ein freiwilliges Paket mit vier Folgesitzungen à 50 Minuten:
- Die Praxis legt die passende Terminart und die Paketbedingungen fest.
- Die Patientin oder der Patient kauft das Paket über Stripe.
- Im Patientenbereich sind verfügbare, reservierte und bereits verwendete Sitzungen ersichtlich.
- Berechtigte Termine können unter Verwendung des Pakets gebucht werden – gemäß den geltenden Praxis- und Freigaberegeln.
Ebenso lassen sich ausgewählte Einzeltermine im Buchungsprozess über Stripe bezahlen. Bei entsprechend konfigurierten Buchungen erfolgt die Bestätigung erst nach verifizierter Zahlung.
Wichtig: Ein gekauftes Viererpaket reserviert nicht automatisch vier Kalendertermine. Das Paket regelt den Zahlungsanspruch; die tatsächlichen Sitzungen werden separat vereinbart oder gebucht. Es ist weder ein Therapieplan noch eine Aussage über die Behandlungsdauer.
4. Kalender und wiederkehrende Sitzungen: Regelmäßigkeit ohne offene Buchungsflut
Theravo zeigt verfügbare Zeiten, bestätigte Termine, interne Belegungen und regelmäßige Sitzungen in einem gemeinsamen Kalender. Wöchentliche und zweiwöchentliche Terminserien lassen sich für eine bestehende Behandlung planen. Einzelne Termine lassen sich nach den geltenden Regeln absagen. Änderungen am künftigen Serienrhythmus hängen vom Vereinbarungs- und Zahlungsstatus ab und setzen die Zustimmung der Patientin oder des Patienten voraus; gegebenenfalls ist ein neues Angebot erforderlich.
Sie können einen festen Dienstagstermin für eine laufende Behandlung vorsehen und zugleich einige zusätzliche, nur für bestehende Patientinnen und Patienten sichtbare Zeitfenster freigeben. Für den praktischen Überblick gibt es Wochen- und Monatsansichten sowie Funktionen zum Kopieren von Verfügbarkeiten.
Der Vorteil ist nicht, möglichst viele Buchungen zu erzeugen. Sie behalten die Gestaltung Ihres Arbeitstags in der Hand, während passende Termine selbstständig gebucht werden können.
Im Patientenportal sehen berechtigte Personen ihre Termine und können diese innerhalb der Praxisregeln verschieben oder absagen. Bei Bedarf lässt sich die Selbstbuchung für einzelne Personen deaktivieren; die Praxis kann Termine weiterhin selbst vergeben.
So könnte eine Woche mit Theravo aussehen
| Alltagssituation | Einrichtung in Theravo |
|---|---|
| Neue Anfrage für ein Erstgespräch | Eigenes Anfrageformular oder freigegebene Erstgespräch-Terminart |
| Laufende Therapie | Geschützte Folgetermine im Patientenbereich |
| Wechselnde Arbeitszeiten | Administrative Buchungsgruppe mit Tagesgrenze |
| Regelmäßiger Dienstagstermin | Wöchentliche Terminserie |
| Vier im Voraus bezahlte Sitzungen | Stripe-Sitzungspaket mit nachvollziehbarem Guthaben |
| Zusätzliche Online-Sitzung | Passende Terminart mit Format, Dauer und Buchungsregeln |
Für wen lohnt sich Theravo besonders?
Wenn Sie eine selbstständige psychotherapeutische Privatpraxis betreiben und Ihre größte organisatorische Herausforderung in der Verteilung von Erst- und Folgeterminen liegt, ist Theravo eine besonders naheliegende Wahl. Die Kombination aus Terminarten, geschützter Verfügbarkeit, täglichen Buchungsgrenzen, Patientenportal und optionalen Stripe-Zahlungen ist auf genau diesen Alltag zugeschnitten.
eTermin bleibt eine etablierte Option für Online-Terminbuchung. Entscheidend ist, ob Sie Ihre Therapie-Terminabläufe mit den Einstellungen von Theravo besonders klar organisieren können. Lassen Sie sich eine typische Praxiswoche zeigen – nicht nur eine allgemeine Funktionsübersicht.
Mehr Zeit für Ihre Praxis. Weniger Abstimmung rund um Termine.
Sehen Sie, wie Theravo Ihre Erstgespräche, Folgesitzungen, Buchungsgruppen und Sitzungspakete verbindet.
Häufige Fragen
Kann ich in Theravo neue und bestehende Patientinnen und Patienten unterscheiden?
Ja. Terminarten können für neue, bestehende oder beide Patientengruppen angeboten beziehungsweise nur durch die Praxis vergeben werden. Zusätzlich steuern Buchungskanäle, welche Verfügbarkeiten öffentlich oder im Patientenbereich erscheinen.
Sind Buchungsgruppen dasselbe wie Therapiegruppen?
Nein. Theravo-Buchungsgruppen sind ausschließlich administrative Regeln für den Zugriff auf freigegebene Termine und tägliche Buchungskapazität, keine Gruppentherapie-Angebote und keine medizinischen Kategorien.
Sind Sitzungspakete und Terminserien identisch?
Nein. Das Sitzungspaket regelt die Zahlung für eine bestimmte Zahl geeigneter Sitzungen. Eine Terminserie reserviert tatsächliche Kalendertermine in einem regelmäßigen Rhythmus. Beides lässt sich in der Praxisorganisation kombinieren.
Kann ich Termine auch ohne Online-Zahlung anbieten?
Ja. Stripe-Zahlungen sind optional und können auf ausgewählte Terminarten beschränkt werden.